Per sua definizione, la RPA, acronimo di Robotic Process Automation, è una tecnologia che consente all’utente di liberarsi da attività ripetitive che portano via molto tempo. Si rivela una scelta strategica soprattutto laddove si usano uno o più software e/o dove gli applicativi non possono evolvere. Le soluzioni RPA trovano proprio spazio quando le attività seguono regole ben definite e dove l’apporto umano, unico per potenzialità e creatività, non è necessario. Un robot virtuale seguirà pedissequamente il flusso di operazioni definito nella fase di sviluppo: agirà sull’interfaccia delle applicazioni di uso quotidiano, cliccando e digitando come un essere umano.
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RPA e Pubbliche amministrazioni
La quantità di processi di stesura di documentazione, rendicontazione, protocollazione, compilazione e reportistica che le Pubbliche Amministrazioni svolgono quotidianamente è notevole. Nessun ufficio viene risparmiato dalla burocrazia: ciò è ancor più vero se si tratta di un’istituzione anziché di un’azienda privata, poiché, gestendo denaro pubblico, assolve e soddisfa precisi requisiti di chiarezza e trasparenza; è un ente che s’interfaccia con altri soggetti e segue normative e indicazioni, che spesso si aggiornano, si dettagliano ulteriormente e si annettono in un quadro già complesso.
RPA: cosa automatizzare?
I processi con steps che seguono regole ben fissate si pongono come candidati ideali. Se qualcosa può essere svolto da una macchina, l’automazione riduce sicuramente il carico di lavoro e dà sollievo in organizzazioni, che costantemente affrontano – tra gli altri – problemi di collocazione delle risorse umane. La fase iniziale di assessment ha lo scopo di raccogliere tutte le informazioni sul flusso di operazioni: elementi di input, passi attuativi, situazioni che si possono verificare, regole per l’automazione, schematizzazioni sintetica e analitica di tutte le fasi, modellazione delle attività, gestione delle eccezioni, elementi di output e descrizione dei benefici derivanti.
RPA: stesura del workflow
Se la valutazione termina con esito positivo, si passa alla stesura di un’analisi dettagliata, che ha la duplice funzione di fornire – in primo luogo – una traccia puntuale per lo sviluppatore che apprende la logica del processo e di costituire – in secondo luogo – documentazione, sia per gli specialisti della materia sia per gli analisti di business. Scomponendo e dettagliando il flusso, capita talvolta che questo venga parzialmente re-disegnato rispetto al modus operandi abituale dell’operatore che manualmente svolgerebbe quelle operazioni, qualora la nuova forma sia più schematica e più lineare. Spesso s’inseriscono controlli aggiuntivi, che al robot non portano via tempo e che però verificano potenziali deviazioni dall’ordine delle cose, prevenendo malfunzionamenti dell’applicativo e contesti in cui il robot potrebbe incontrare formati non standard. Inoltre, si prevede l’emissione di report riepilogativi che descrivono il lavoro che è stato svolto, in modo che il committente abbia una panoramica completa della sessione di operazioni elaborate dal robot.
Il ruolo del CSI Piemonte
Il CSI Piemonte, il Consorzio per il Sistema Informativo, ha recepito il potenziale della tecnologia RPA e la applica sia internamente nel contesto aziendale sia nelle pubbliche amministrazioni, consorziate e clienti allo stesso tempo. Al CSI aderiscono oltre 130 enti pubblici di vari livelli e dimensioni: da Regione Piemonte ai piccoli comuni passando per province, ASL e unioni montane; dagli atenei al territorio di Milano, dove la Città Metropolitana si è recentemente aggiunta alla lista come consorziata al di fuori dal territorio regionale. Attualmente, girano già in ambiente di produzione un totale di circa 25 robot, tra presidiati e programmati per operare ciclicamente. Altri robot sono in fase di approfondimento o di sviluppo al fine di aggiungere automatismi nel parco software.
RPA Suite
Per organizzare e realizzare il proprio lavoro, la domanda a cui a priori non si è potuto fare a meno di rispondere è stata: quale software scegliere? Oneri, tempi di approvvigionamento e limitazioni delle licenze hanno spinto il CSI – in qualità di ente in house della Pubblica Amministrazione – ad esplorare tutto il ventaglio dei software disponibili. Un concreto rischio di lock-in che intrappoli programmatori e consumatori a scegliere sempre la stessa suite, aggiunto ai problemi precedenti, ha fatto soffermare più e più volte l’attenzione sulle soluzioni open source. Esse non rientrano, per l’appunto, tra quegli applicativi di cui è necessaria un’autorizzazione per l’utilizzo.
Quindi si sono vagliati e si testano continuamente i programmi rilasciati dalle comunità di software libero. Per citare un caso tra tutti, il progetto OpenRPA è stato di primario interesse e ne è iniziato uno studio approfondito. OpenRPA gira sulle singole macchine: i progetti e flussi salvati si salvano localmente o in Openflow, da cui è possibile lanciarli. Analogamente a prodotti proprietari, le attività si gestiscono agevolmente attraverso un’intuitiva interfaccia drag and drop, l’inserimento di istruzioni in Visual Basic per compiti particolari e una funzione di registratore che salva ciò che l’utente svolge.
Conclusioni
I software di RPA sono in continua evoluzione e aprono scenari in precedenza non considerati. Ad esempio, s’ipotizza da tempo che strumenti di valutazione che in background individuino le azioni ripetitive dell’utente e segnalino i benefici dell’automazione di queste attività, cosicché la stessa fase di valutazione sia passibile di automazione e siano necessari solamente un check e una riflessione prima di prendere una decisione. Inoltre, nei software RPA sono presenti, nella suite di base o tra i componenti aggiuntivi, elementi di intelligenza artificiale e di machine learning: la classificazione di scansioni e il riconoscimento OCR di testi sono state le prime attività di ricerca che il CSI ha intrapreso, quando ancora le performances dei software non portavano a risultati accettabili. Senza dubbio, però, gli spazi in cui RPA potrà essere applicata sono in gran parte ancora da esplorare.
Articolo originariamente pubblicato il 12 Nov 2020
