L’aumento della competitività è un fenomeno che da anni impatta tutti i settori, spingendo le aziende a una continua ottimizzazione di costi e processi al fine di preservare la propria marginalità. Ecco perché le industrie hanno pensato alla robotic process automation.
Il settore farmaceutico, a fronte della forte caratterizzazione sulla ricerca e degli ingenti investimenti che questo comporta, ha sempre risentito meno degli altri settori della progressiva erosione dei margini. Negli ultimi anni però anche questa industry ha iniziato a sperimentare gli effetti di una maggiore competitività e anche le aziende di questo settore hanno iniziato un percorso di razionalizzazione e ottimizzazione dei costi che permettesse di preservare la propria redditività. In questo contesto l’efficientamento delle attività, specialmente di quelle a basso valore aggiunto, diventa uno degli elementi chiave di una corretta politica di gestione dei costi. L’innovazione tecnologia ha fornito in questi ultimi anni altre leve, rispetto a quelle tradizionali, a cui le aziende possono ricorrere per provare a razionalizzare i costi di gestione.
Una di queste è la Robotic Process Automation (RPA) che permette di delegare una serie di attività svolte dagli operatori su uno o più sistemi informatici, a un robot (o bot), in grado di replicare quanto svolo dall’utente. I bot, una volta opportunamente configurati, sono in grado di interagire con gli utenti (per esempio via chat) rispondendo a specifiche richieste, come ad esempio la creazione di un’anagrafica fornitore all’interno dell’ERP di un’azienda o l’inserimento di una fattura.
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Che cos’è la Robotic Process Automation (RPA)?
La Robotic Process Automation (RPA) è l’insieme delle automazioni fatte fare ai robot (macchine) per portare a termine compiti specifici.
Per poter essere automatizzati con la RPA i processi devono avere delle specifiche caratteristiche. Devono, per esempio, essere lineari e ripetitivi. Il bot deve infatti essere in grado di seguire il processo delineato da un normale diagramma di flusso in cui poter prendere decisioni basate su una serie di informazioni sempre disponibili. Ogni volta che il bot incontra situazioni diverse da quelle attese o non riesce a recuperare le informazioni previste per un determinato step, genera un’eccezione che dovrà poi essere processata da un utente umano. Per questo motivo processi che presentano una forte variabilità non possono essere automatizzati in quanto richiederebbero una continua supervisione da parte dell’utente di riferimento; di fatto vanificando l’obiettivo principale di questa tecnologia: liberare gli operatori da lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto.
Come funziona un bot per l’automazione dei processi
Una volta opportunamente configurato un bot è in grado di lavorare a ciclo continuo (24/7) a una velocità di circa 15 volte superiore rispetto a quella di un normale operatore. La velocità a cui il bot lavora è di fatto solamente limitata dalla velocità di risposta degli applicativi che utilizza. Il programma replica esattamente quanto fatto dai normali operatori, loggandosi a sistema con una propria utenza. La velocità complessiva delle attività rimane quindi legata alla velocità con cui il sistema visualizza le diverse schermate e non può essere ridotta al di sotto di una certa soglia. Un bot può svolgere più processi diversi, anche se è consigliabile utilizzare bot diversi per aree diverse, creando una sorta di specializzazione per funzione, proprio come avviene con le persone normali. Un robot RPA può quindi registrare tutte le fatture passive ricevute nell’arco della giornata, poi passare alla creazione delle anagrafiche dei nuovi fornitori e infine dedicarsi a registrazioni in contabilità generale senza alcuna supervisione da parte degli utenti.
Una volta che il processo è opportunamente settato e testato il bot lavora ripetendo sistematicamente le attività necessarie senza possibilità di errore e senza deterioramento delle prestazioni nel corso del tempo.
Quanto costa implementare la RPA?
I costi per l’implementazione di queste tecnologie variano in funzione della piattaforma scelta (al momento ci sono tre leader di mercato: Automation Anywhere, Blueprism e UIpath) e comprendono i costi per l’implementazione di un nuovo processo, quelli per l’acquisto della licenza del bot e i costi di manutenzione. Un processo eseguito con la RPA ha mediamente costi di gestione più bassi rispetto a quelli di un processo gestito da operatori umani e una produttività potenziale molto superiore. Questi elementi rendono questa tecnologia una soluzione molto interessante per quelle aziende che vogliono lavorare sulla riduzione dei propri costi.
In molti penseranno che l’implementazione di questa tecnologia possa portare alla riduzione del personale e che quindi possa non essere accolta nel modo opportuno dagli utenti delle funzioni in cui la stessa viene implementata. L’obiettivo della RPA non è quello di ridurre il personale, ma di permettere alle persone di concentrarsi su quelle attività in cui l’estro e l’intelligenza umana sono il fattore chiave; liberandole da tediosi e ripetitivi lavori di inserimento dati e controllo documenti, che possono essere facilmente delegati ai bot. Questo si traduce, per esempio, nell’evitare nuove assunzioni andando a coprire posizioni vacant con il personale liberato dall’installazione di uno o più bot. A questo va unito un pesante effetto di Re-Onshoring. Molte di queste attività a basso valore aggiunto sono infatti già state trasferite negli anni passati in service center off-shore (principalmente in India) in cui il costo della manodopera è significativamente inferiore a quello europeo. Con la RPA è possibile internalizzare nuovamente questi processi, riprendendone il controllo a un costo di gestione inferiore.
La RPA nell’industria farmaceutica: esempi di robotic process automation
La RPA si applica in modo molto efficacie a una serie di processi in ambito finance. Il settore del banking e dei financial services ha quindi rappresentato il naturale punto di partenza per la diffusione di questa nuova tecnologia che si sta progressivamente diffondendo ad altre industry.
La RPA presenta però alcune caratteristiche che ne rendono l’utilizzo particolarmente appetibile anche per l’industria farmaceutica. Le aziende che operano in questo settore sono chiamate a dover rispettare una serie di regole per l’implementazione e l’utilizzo dei sistemi informativi definite dal CFR 21 part 11 per l’America e dall’Eudralex Annex 11 per l’Europa. In particolare, tutte le attività svolte in azienda, incluse quelle sui sistemi, devono essere volte a garantire la sicurezza del paziente, la qualità del prodotto e l’integrità dei dati gestiti.
In questo contesto le caratteristiche di perfetta ripetibilità del processo garantite dalla RPA ben si inquadrano in un panorama fortemente regolato come quello farmaceutico, in cui si vuole eliminare o almeno limitare al massimo la possibilità di errori. Un altro elemento che rende la RPA adatta all’utilizzo su processi pharma (anche definiti GxP critici) è la tracciatura delle attività svolte. In particolare, le aziende sono chiamate a tenere traccia di tutte le attività effettuate a sistema in quella che viene definita una audit trail in cui ogni modifica viene registrata indicando il vecchio parametro, il nuovo parametro, la data e l’ora dell’inserimento e l’utente che lo ha realizzato. I bot RPA registrano automaticamente tutte le operazioni che compiono creando un log che rimane a disposizione dell’azienda per eventuali future ispezioni.
Queste caratteristiche hanno fatto sì che le aziende farmaceutiche iniziassero a esplorare e implementare questa tecnologia non solo per processi generici come quelli nell’area finance, ma anche per processi core e fortemente regolati in funzioni come il Quality Assurance, la farmacovigilanza e il regolatorio.
Grandi aziende hanno implementato la RPA su processi molto sensibili, come quello di revisione del batch record elettronico, sostenendo con successo ispezioni da parte dell’FDA, l’ente americano preposto al controllo del rispetto delle norme previste per la produzione dei farmaci per il mercato americano, che ha uno dei più alti standard qualitativi a livello mondiale.
A questo si deve aggiungere che negli ultimi mesi sempre più agenzie hanno espresso una posizione formale nei confronti dell’utilizzo di queste tecnologie, che vengono generalmente viste con favore, posta la possibilità di lasciare a un operatore umano la capacità di prendere decisioni critiche. Questo a testimonianza di un trend che non coinvolge solo le aziende, ma anche gli enti regolatori che vedono con favore l’implementazione di tecnologie che possano migliorare la qualità dei processi, ridurre gli errori e meglio salvaguardare la salute del paziente.
