Nelle ultime settimane il termine smart working è entrato a far parte del lessico di tutti gli italiani, e non più solo degli addetti ai lavori del settore delle risorse umane. Moltissime aziende, infatti, per fronteggiare l’emergenza, si sono attivate per fare sì che i propri dipendenti e collaboratori potessero continuare a lavorare dalle rispettive abitazioni. Tuttavia, pensare che lo smart working sia trasferire l’operatività dall’ufficio alla casa è non solo riduttivo, ma anche sbagliato. Il lavoro agile è parte di un’evoluzione del processo organizzativo aziendale molto più ampia ed è per questo che è importante non perdere di vista alcuni aspetti decisivi per impostare correttamente un’attività lavorativa che possa realmente essere smart.
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L’importanza della comunicazione interna
La comunicazione interna è un punto nodale di ogni momento della vita aziendale e in una fase, come questa, in cui tantissime organizzazioni lavorano in modo “frammentato” diventa essenziale. Le diverse articolazioni di un’azienda, grande o piccola che sia, devono essere sempre in comunicazione tra loro, anche se fisicamente distanti. Gli strumenti digitali a supporto non mancano, ma è importante scegliere, tra i diversi a disposizione, quelli più adatti in base al loro livello di complessità, dato che non tutti i partecipanti dispongono del medesimo livello di alfabetizzazione informatica, e alla funzione aziendale del team. In ogni caso, la comunicazione deve essere quanto mai fluida e immediata per garantire efficacia e velocità dei processi.
Condividere periodicamente feedback per migliorare la prestazione
La predisposizione di report sulle attività che vengono svolte può essere di aiuto per armonizzare il flusso di lavoro anche a distanza, senza disperdere informazioni e garantendo costantemente ottimi risultati e prestazioni finali. Tale attività va calendarizzata, inserita in agenda fra i compiti quotidiani e, infine, monitorata dal responsabile della funzione che, a sua volta, si farà carico di condividerla con gli altri Responsabili.
Fornire gli strumenti, le istruzioni e il supporto per svolgere le attività a distanza
Ciò significa fornire non solo strumenti hardware, quali computer e cellulari di servizio, ma anche e soprattutto i software necessari allo svolgimento delle attività. L’accesso alla rete aziendale e ai software gestionali, utilizzati normalmente per svolgere il proprio lavoro, deve essere pienamente garantito tramite l’utilizzo di una connessione VPN. Inoltre, a tutti deve essere offerto un servizio di assistenza che li possa guidare e istruire sul funzionamento e supportare nel momento in cui si dovessero riscontrare dei problemi.
Stabilire con esattezza gli obiettivi da raggiungere nella giornata lavorativa
Quando si parla di smart working, diversamente dal telelavoro, si parla di una giornata lavorativa non delimitata dall’orario ma dagli obiettivi da raggiungere. Il lavoratore diventa responsabile delle sue attività e del suo operato, che però deve essere definito e condiviso con estrema chiarezza anche con il proprio responsabile.
Definire con esattezza gli orari di reperibilità
Ne consegue che l’orario di lavoro è autodeterminato e dipende dagli obiettivi che il singolo si è prefissato e ha raggiunto. Questo, però, non significa che la reperibilità debba essere garantita in qualsiasi momento della giornata: gli orari, sia pur con un grado minimo di flessibilità, devono essere stabiliti. La definizione delle tempistiche, infatti, deve tenere anche conto del personale presente fisicamente al lavoro, che dall’altra parte rispetta un programma più rigido e predeterminato.
Consentire l’interazione continua tra chi lavora in ufficio e chi in smart working
Anche chi continua a lavorare dall’ufficio deve sapersi relazionare con i colleghi a casa senza ostacoli, attraverso videoconferenze, chat e gli strumenti per la condivisione di file. Offrire gli strumenti adeguati per poter comunicare efficacemente a distanza anche ai dipendenti in ufficio, permette anche di evitare atteggiamenti dannosi e poco produttivi che escludono da discussioni e decisioni istituzionalizzate e non i/il colleghi/a in smart working. Queste attenzioni possono prevenire, per esempio, lo storico problema legato al tema della “macchinetta del caffè”: questa tesi prevede uno scenario in cui i lavoratori fisicamente presenti in sede sono avvantaggiati, in quanto possono partecipare anche alle decisioni prese in contesti non ufficializzati, come appunto quelli rappresentati dalle canoniche pause caffè.
Adottare adeguate misure di IT security
Un tema sicuramente importante oggi è quello legato alla privacy e alla sicurezza dei dati. Per questo motivo, è cruciale l’utilizzo di sistemi di autenticazione a due fattori e di password sicure che da una parte possano proteggere i file e dall’altra consentire, al personale in smart working, di accedere ai devices e alla rete aziendale. L’IT manager aziendale, incaricato di questo attento e meticoloso controllo digitale, assicura che i dati sensibili in possesso dell’azienda siano sempre protetti da hacker e/o malware informatici di vario genere.
Predisporre una postazione di lavoro adatta che garantisca concentrazione e produttività
A casa, più che in ufficio, lo spazio di lavoro va organizzato al meglio per garantire una qualità migliore del tempo trascorso davanti al computer e produttività. Alcuni accorgimenti possono sembrare banali, ma sono fondamentali e possono fare la differenza: la giusta illuminazione può prevenire uno stato di fatica e generale apatia, causati dall’assenza di luce naturale. A questo proposito la scrivana, già fornita di tutto il materiale necessario, dovrebbe essere posizionata vicino a una finestra e rivolta verso il muro, in modo tale da evitare distrazioni. Per mantenere lo stesso livello di professionalità, inoltre, anche l’abbigliamento adeguato può fare la differenza. Curiosità: le piante sembrerebbero contribuire a rasserenare i pensieri e ad aumentare la produttività e la creatività.
Non sovrapporre vita privata e professionale
Quest’ultima regola è valida per tutte le attività lavorative, comprese quelle svolte in ufficio, ma è chiaro che in un ambiente familiare, come casa propria, può risultare più difficile da applicare. Non ci sono dei passaggi obbligati da rispettare o delle norme da dover seguire, il consiglio è sempre lo stesso: determinare, equilibrare e, soprattutto, armonizzare i tempi di lavoro con quelli da dedicare alla famiglia e alle relazioni interpersonali, così che il tempo trascorso in entrambi i casi possa godere della concentrazione necessaria per poterlo vivere al meglio.
Conclusioni
Come emerge da queste nove e semplici regole, non esiste un modello unico di smart working da applicare a tutti gli ambienti e settori. Il lavoro agile, come traspare dal termine stesso, è flessibile: deve adattarsi alle varie esigenze e aggiornarsi rispetto alle necessità che emergono in corso d’opera. Infine, ma non per importanza, richiede la predisposizione e la collaborazione da parte di tutti i lavoratori, sia dipendenti che manager. È proprio in questo ambito che interviene il ruolo fondamentale delle agenzie per il lavoro che possono supportare, formare e accompagnare efficacemente le aziende in un processo di cambiamento strutturale e proficuo.
