Nel dopo Covid una spinta alla digitalizzazione

Le scelte di contenimento dettate dall’emergenza sanitaria per limitare la diffusione del Covid-19 hanno necessariamente posto limiti a tutti noi. Non solo nel modo di vivere socialità e spostamenti ma anche, e soprattutto, nel nostro modo di gestire l’attività lavorativa.

Se è vero che alcune realtà si sono trovate in difficoltà per mancanza di competenze, di risorse e di sistemi adeguati, è altrettanto vero che pur nella sua drammaticità questa pandemia ha messo finalmente in luce qualcosa che, tutto sommato, non a molti è stato chiaro fino all’inizio di marzo. Siamo una nazione decisamente più smart di quanto pensassimo.

Proviamo a immaginare cosa sarebbe potuto essere il lockdown senza le infrastrutture digitali di cui il Paese è dotato oggi e senza la grande capacità di trasformare e adeguare in poco tempo la nostra vita e il nostro modo di lavorare.

Nonostante lo scorso anno l’Italia si sia collocata solo al 24º posto fra i 28 Stati membri dell’UE nell’indice di digitalizzazione dell’economia e della società (DESI) abbiamo realizzato una transizione verso lo smart working che in condizioni normali avrebbe richiesto anni.

Questa capacità di cambiare e di adeguarsi non l’hanno dimostrata solo i privati ma anche la Pubblica amministrazione nel suo complesso: dai grandi enti pubblici, ai piccoli comuni, passando per le regioni, i ministeri, l’INAIL e la Corte dei Conti. Tutti hanno organizzato le loro attività per rendere digitale quanto nell’immaginario collettivo è ancora oggi solo cartaceo grazie a soluzioni che rendono i processi di protocollo e archiviazione documentale totalmente digitalizzabili.

Alcuni particolari ecosistemi, poi, più sollecitati di altri, non solo sono stati capaci di trasformarsi per garantire continuità di servizio, ma sono diventati un vero esempio di innovazione. Due su tutti: il mondo della sanità e della scuola, che rappresentano un tassello fondamentale del nostro Paese perché coinvolgono gli aspetti essenziali della nostra vita. Per questa ragione giocheranno un ruolo da volano dell’innovazione digitale anche nel futuro che tutti ci auspichiamo arrivi presto.

I risultati fino a ora raggiunti mettono in luce un sistema di infrastrutture digitali più pronto di quanto fossimo consapevoli e una Pubblica amministrazione molto reattiva. Due elementi che, insieme, hanno consentito una grande resilienza. In questo contesto, ovviamente il cloud ha giocato un ruolo chiave, confermandosi la tecnologia cruciale per l’innovazione digitale perché ci ha permesso e continuerà a farlo di mantenere costante il livello di produttività dando la possibilità alle persone di organizzare al meglio il carico di lavoro con un sistema disponibile sempre e ovunque.

Le criticità della digitalizzazione

Avendo però accelerato a emergenza in corso, senza effettivamente prepararci prima, le realtà più strutturate o più preparate al cambiamento hanno reagito molto bene. Chi non aveva già iniziato il percorso è restato un passo indietro. Se fossimo partiti prima con il modello cloud first o se avessimo già completato lo switch off a ANPR, saremmo stati ancora più forti e realtà come, ad esempio, gli enti di modesta dimensione, sarebbero stati meno penalizzati.

Inoltre, questa situazione di emergenza ha messo in evidenza una nota criticità della digitalizzazione approcciata come “traslazione” elettronica di un adempimento cartaceo: la difficoltà di essere realmente efficaci. Recentemente alcuni organi di stampa riportavano di una generalizzata difficoltà di far proseguire l’attività dei cantieri per l’impossibilità di rilasciare le autorizzazioni edilizie o di eseguire dei sopralluoghi virtuali. Non dobbiamo sprecare l’occasione di ripensare i servizi in modo realmente sostenibile ponendoci l’obiettivo dell’efficacia e della semplicità secondo il principio “one only”, così da non dover chiedere alle imprese o ai cittadini di produrre più volte lo stesso certificato, perché in realtà – grazie ad interoperabilità e certificazione dei processi – quelle informazioni sono già a disposizione.

Abbiamo inoltre la necessità di risolvere le difficoltà gestendo al meglio i tempi. Penso in particolare al procurement: nel settore ICT tutti o quasi i procedimenti avvengono in modalità telematica. Più che allungare i termini di presentazione delle offerte è importante dare agli enti strumenti e linee guida per accelerare l’assegnazione di appalti pubblici che saranno un elemento chiave per la ripresa. Per quelli che ancora non dispongono di una gestione totalmente digitale, è necessario facilitare l’accesso alle piattaforme, così come consentire il pieno svolgimento dei lavori delle commissioni in modalità telematica. E ancora, è necessario facilitare l’utilizzo anche a fini di procurement di quei 600 servizi cloud qualificati Agid ai quali oggi manca un listino e un raccordo con il MEPA. Se è possibile fare gare per le attrezzature anti-COVID in pochi giorni, allora è possibile ridurre i 24 mesi medi di assegnazione di un appalto ICT.

In ogni caso, anche quando questa pandemia sarà alle spalle, non solo avremo il dovere di proseguire in questo percorso intrapreso ma dovremo accelerare lo switch off alla completa digitalizzazione delle infrastrutture e dei servizi perché questo ci renderà più competitivi e forti anche in occasione di eventuali nuove crisi.

Rivedere il Piano Triennale, accelerare lo switch off

Dobbiamo rivedere il Piano Triennale ogni anno, perché è una grande occasione per incentivare la richiesta e l’utilizzo di servizi online da parte dei cittadini, promuovendo il paradigma della user experience al posto della pura soddisfazione dell’adempimento.

Dobbiamo accelerare lo switch off di ecosistemi cruciali come sanità, welfare e scuola: la vicenda dell’app di tracciabilità ce lo insegna, stiamo inseguendo le esigenze e il fenomeno, ma se avessimo già lavorato in modo sistemico non ci troveremmo a dover risolvere in fretta il problema della riservatezza dei dati.

Lo smart working è ormai una realtà e può comportare benefici importanti anche senza la quarantena: maggiore equilibrio lavoro/famiglia, minori problemi di mobilità con risparmio di tempo per tutti e miglioramento della produttività, un’attenzione maggiore all’efficacia e alla semplicità dei processi. Qui, il cloud, in particolare il SaaS per il quale non esiste ancora una convenzione nazionale per il suo acquisto, rappresenta ancora una volta lo strumento privilegiato di trasformazione, di abilitazione al lavoro agile e di abilitatore dell’interoperabilità dei servizi e dei dati.

Infine, dobbiamo creare strumenti concreti e di facile utilizzo per supportare gli enti nello switch off. Strumenti che favoriscano il dialogo e il confronto, in cui si mettano in relazione clienti con tecnici e partner con l’obiettivo di condividere best practice, facilitare la fruizione di contenuti elearning, diffondere aggiornamenti delle norme e della roadmap tecnologica.