In questi mesi di emergenza e terremoto da Covid 19, lo Smart working è diventato una delle principali risorse per tenere aperte e far funzionare le aziende, la manifattura e la macchina produttiva. Le possibilità e potenzialità c’erano già prima, spesso e in larga parte ancora non sfruttate, ma la spinta forte e improvvisa è arrivata con la quarantena e il distanziamento sociale.
Oggi – e a questo punto – alcuni vantaggi e benefici sono ormai sotto gli occhi di tutti. E, altro aspetto fondamentale, questi vantaggi non sono solo a portata di mano delle grandi imprese, ma anche delle medie e piccole realtà. Per raggiungerli e ottenerli è però necessario compiere 6 passi essenziali, in grado di portare ogni realtà produttiva fuori da sistemi e logiche che hanno ormai fatto il loro tempo per traghettare in un nuovo mondo e modo di lavorare.
Con risultati sorprendenti, che spesso sono migliori di quelli precedenti. Il rapporto tra individuo e organizzazione (azienda, fabbrica, network) è in fase di profondo cambiamento, e incide innanzitutto su 3 fattori che gli esperti individuano in cultura organizzativa (behaviour, azioni e comportamenti), tecnologie (bytes, gli strumenti operativi) e spazi di lavoro (bricks, i mattoni della nuova azienda digitale). Cosa cambia in fabbrica e in azienda? Cambia molto, quasi tutto. Cambiano, ad esempio, le policy aziendali di organizzazione interna e gestionale delle risorse, innanzitutto le risorse umane, ma in misura altrettanto forte quelle tecnologiche. Con nuove linee guida che impattano su luoghi e orari di lavoro. Altri fattori importanti riguardano l’aspetto ‘culturale’ del cambiamento, e lo stile di leadership gerarchico in azienda.
A queste novità e prospettive il Made, Competence center guidato dal Politecnico di Milano, ha dedicato un webinar di analisi e approfondimento, dal quale emergono indicazioni e percorsi da seguire. “Se sapremo declinare il termine Smart working nel più ampio ambito della Smart organization, non potremo più farne senza”, rimarca Marco Taisch, professore del Politecnico di Milano e presidente del Competence center Made, che ha coordinato il webinar.
Del resto, sottolineava un grande capitano d’impresa e innovatore come Adriano Olivetti: “spesso il termine utopia è la maniera più comoda per liquidare quello che non si ha voglia, capacità o coraggio di fare. Un sogno sembra un sogno fino a quando non si comincia a lavorarci. E allora può diventare qualcosa di infinitamente più grande”. Per ora, in tema di lavoro Smart, siamo ancora ai primi passi. Ma proprio un evento catastrofico come l’epidemia di Coronavirus può avere determinato un cambiamento che ha oltrepassato il punto di non ritorno.
Il ‘punto di partenza’ era indicato dai dati e dai numeri dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, che nel suo più recente report sul settore, riferito al 2019, indicava: in Italia lo scorso anno si contavano circa 570 mila lavoratori Smart, con una crescita del 20% rispetto al 2018. Le stime dicono che il potenziale dei lavoratori che potrebbero lavorare con questa modalità ‘agile’ sono circa 5 milioni, su un totale di circa 23 milioni di lavoratori nel Paese. Con questa adozione dello Smart working per tipologia di azienda: circa il 60% delle grandi imprese avevano avviato progetti di questo genere nel 2019, percentuale che scendeva nelle piccole e medie imprese al 30%, e nella Pubblica amministrazione al 25%. Ora l’effetto Covid 19 ha fatto crescere questi numeri in maniera esponenziale, facendo di necessità virtù.
Indice degli argomenti
Cos’è (di preciso) lo Smart working
Lo Smart working è un approccio manageriale fondato sul fatto di dare alle persone la flessibilità e l’autonomia di scegliere spazi, orari e strumenti da utilizzare per fare il proprio lavoro, a fronte di una maggiore responsabilizzazione del lavoratore nel raggiungimento degli obiettivi e dei risultati assegnati. “È diverso dal telelavoro, perché il telelavoro è ‘semplicemente’ una modalità di lavoro a distanza, mentre il lavoro Smart prevede la libertà, da parte del lavoratore, di gestirsi in modo autonomo e flessibile le condizioni per arrivare ai risultati finali necessari”, spiega Roberto Villa, manager of Research eco-system di Ibm Italia, e membro del comitato scientifico di Made (Ibm è uno dei partner del Competence center milanese).
Lo Smart working, quindi, non è soltanto una modalità esecutiva e operativa, ma prevede da parte del lavoratore un approccio e una mentalità per certi versi ‘imprenditoriale’, proprio per l’autonomia e la responsabilità individuale, nel gestire le attività, e nel raggiungere gli obiettivi. È una cultura – aziendale e individuale – orientata (non soltanto a svolgere il proprio compito ma) ai risultati. “Il Focus è sulla gestione e misurazione dei risultati, anche per individuare eventuali mancanze e spazi di miglioramento”, fa notare Villa: “per quanto riguarda la leadership manageriale, il manager deve ancora di più dare l’esempio, nell’utilizzo delle varie piattaforme tecnologiche e nel muoversi in modo efficace ed efficiente in questi nuovi scenari operativi”.
Dalla teoria alla pratica in 6 passaggi chiave
Come si realizza e si applica lo Smart workimg in fabbrica? Attraverso 6 passi essenziali:
Primo step: la parola al Board, per fissare gli obiettivi strategici. Un primo necessario momento di assessment deve coinvolgere il livello decisionale aziendale. Gli obiettivi dell’assessment iniziale sono molteplici: allineare i soggetti che prenderanno le decisioni, definire le motivazioni che guideranno la sperimentazione, evidenziare le criticità, i timori, le riserve di ciascuno, definire gli step (fasi e tempi) del progetto.
Secondo step: la parola alle persone, per capire “quanto siamo Smart”. La misurazione della ‘prontezza’ aziendale all’introduzione del lavoro agile “passa anche attraverso un coinvolgimento diretto dei collaboratori, ai quali viene chiesto di esprimersi, attraverso la compilazione di survey, in merito ad alcune dimensioni chiave dello Smart working”, spiega il manager di Ibm Italia, come la fiducia e autonomia, la condivisione degli obiettivi, l’efficacia della comunicazione, l’efficienza degli strumenti tecnologici, e via dicendo.
Terzo step: le prime decisioni, verso la policy migliore. Sulla base delle evidenze raccolte nella fase di assessment, si procede con una prima bozza della futura policy aziendale di Smart working. La policy si compone solitamente di due parti. La prima definisce il “chi” inizierà a sperimentare la nuova modalità di lavoro dal punto di vista dell’inquadramento e della tipologia di mansioni e attività svolte, degli uffici e dipartimenti coinvolti, della dotazione tecnologica richiesta. La seconda parte regola il “come” avverrà la sperimentazione: per quanto tempo sarà possibile lavorare da un luogo esterno all’azienda e in che luogo, con che orario, attraverso quali procedure amministrative e con quali strumenti.
Quarto step: training e coinvolgimento per manager e collaboratori. La fase di formazione – successiva alle fasi più strategiche di indirizzo – è una tappa fondamentale nel processo di accompagnamento di un’azienda nell’implementazione di un progetto di lavoro agile. Prima della partenza effettiva di un percorso, è bene infatti preparare, da un punto di vista culturale (ma non solo), i protagonisti principali, ossia collaboratori e manager, coinvolgendoli rispetto agli obiettivi strategici fissati.
Quinto step: bilancio e valutazione. Dopo un periodo di sperimentazione che può durare tra i quattro e i sei mesi, è opportuno verificare l’andamento del percorso. “La valutazione del processo serve innanzitutto a confermare o misurare, se esiste, una distanza tra gli esiti attesi nel momento in cui si parte, e le evidenze raccolte, ma serve anche a misurare la distanza dalla fotografia scattata inizialmente”, fa notare Taisch.
Sesto step: la visione futura. Una volta integrate le informazioni sull’andamento del progetto, è possibile condurre una riflessione sul futuro della misura in azienda. Il passaggio prevede di tornare al livello decisionale, condividere con il board le informazioni raccolte e prendere decisioni sul futuro dell’attività, che non riguardano soltanto il “se” proseguire ma anche il “come”.
Le tecnologie a supporto di lavoro e aziende Smart
Il concetto e le attività di Smart working sono strettamente connesse e procedono di pari passo con quelle di Smart factory. Un mondo che coinvolge tutto il ventaglio delle tecnologie e dell’Industria 4.0: IoT, realtà aumentata, Big data e Analytics, Manifattura additiva. Ma anche robot autonomi, applicazioni di Simulation, Cloud computing, sistemi Tlc, automazione. Le stesse che vengono applicate e sviluppate all’interno degli otto Competence center nazionali e in particolare all’interno di Made.
“Tutte tecnologie che ruotano attorno ai dati e al valore che attribuiamo ai dati raccolti all’interno della fabbrica”, rileva Davide De Cesaris, Pre-sales manager per l’Europa del Sud di Ptc (un’altra azienda partner di Made): “si tratta di informazioni che possono essere disponibili e utilizzate anche da remoto, e che quindi abilitano il lavoro Smart, in modo da far collaborare in maniera efficiente l’automazione e il lavoro umano. La Realtà aumentata, per esempio, contribuisce e permette di ridurre in maniera molto significativa gli errori umani e di aumentare la produttività”.
Un altro elemento fondamentale in questa ‘remotizzazione’ del lavoro e della fabbrica è il Cloud computing, “che permette di portare tutti i dati disponibili a livello diffuso e capillare, da parte di tutti gli operatori coinvolti a vario titolo e a vario livello”, osserva De Cesaris: “evidentemente, in tutto questo, anche il ruolo della sicurezza e della Cyber-security è fondamentale”.
I vantaggi dello Smart working per le aziende
Sono numerosi i vantaggi di queste modalità di lavoro innovative per le aziende. A cominciare dall’aumento di produttività: lavoratore più produttivo, significa team più produttivo, che significa organizzazione più produttiva. In questo ambito, nelle Smart factory si è misurato un incremento della produttività in media del 15-20%, e una riduzione dell’assenteismo del personale attorno al 20%.
C’è poi l’elemento essenziale della riduzione dei costi. Riorganizzando gli spazi e inserendo politiche di desk sharing, ambienti comuni, per andare incontro alla mobilità e flessibilità del lavoro, gli uffici si riducono, come i costi collegati. La riduzione dei costi è anche legata all’ottimizzazione dei processi (riduzione tempistiche, anomalie, rischi) e all’utilizzo di tecnologie collaborative che migliorano gli standard di lavoro.
C’è poi anche la concreta possibilità di avere un ambiente di lavoro coeso, trasparente, collaborativo, che genera continuamente idee e le sperimenta internamente, per migliorare processi o offerta ai clienti. Si ottiene quindi il miglioramento del coinvolgimento e della partecipazione dei lavoratori, che si traduce anche in maggiore qualità dei prodotti, maggiore innovazione all’interno dell’impresa, maggiore condivisione delle informazioni (+32%). E anche miglioramento nell’ottimizzazione e nei costi di gestione degli spazi (compreso tra +30% e + 50%). Un altro effetto positivo riguarda l’aumento della brand awareness: un’azienda che adotta politiche di Smart working si distingue sul mercato ed è più attrattiva, per clienti, come per partner e per futuri dipendenti. Si è più appetibili sul mercato e ci sono meno difficoltà nella ricerca di talenti.
I benefici per i lavoratori
Altrettanto numerosi risultano i benefici per i lavoratori coinvolti: in pratica tute le ricerche e sondaggi effettuati in proposito indicano un livello di soddisfazione di almeno il 70%. Per i lavoratori queste attività si traducono in: creazione di un rapporto fiduciario con il proprio manager e con i colleghi. Maggiore consapevolezza del proprio lavoro e dei propri obiettivi, e opportunità di crescita professionale e personale. Maggiore flessibilità sia in termini di orari (non esiste più l’orario 9-18 e il timbro del cartellino), sia in termini di spazi (lavoro da coworking, da casa, dal parco, da filiale, da qualsiasi posto, garantendo la sicurezza dei dati). E poi: possibilità di lavorare in un ambiente dinamico, trasparente, innovativo e collaborativo; possibilità di gestire meglio il proprio tempo e migliorare l’equilibrio vita lavorativa-vita personale; (come già evidenziato) aumento produttività: più serenità al lavoro significa più produttività.
“I grandi protagonisti del cambiamento della qualità della vita dei lavoratori sono senza dubbio una migliore gestione del tempo, una riduzione nell’uso di mezzi di trasporto e i piccoli ma capillari risparmi economici”, sottolineano Arianna Visentini e Stefania Cazzarolli nel loro libro intitolato Smart working: mai più senza, pubblicato da FrancoAngeli. In media i lavoratori ‘agili’ evitano di percorrere almeno 10 chilometri al giorno (che corrispondono a circa 200 Km al mese e 2.500 Km all’anno), evitano di spendere almeno 4 euro al giorno (ovvero circa 90 euro al mese e 1.200 euro all’anno), e risparmiano ogni giorno da 60 a 90 minuti di tempo, da dedicare ad altre attività.
