Molte aziende manifatturiere si trovano ad avere un problema in comune: l’incapacità di utilizzare in modo efficiente le banche dati relative ai lavoratori, per trovare la miglior configurazione della workforce, declinata sui requisiti di produzione.
Anche negli stabilimenti di NPE, azienda leader nella produzione di schede elettroniche, qualche tempo fa, le varie fonti di dati relative ai lavoratori non erano collegate tra di loro e questo rendeva molto difficile non solo la gestione della pianificazione del personale, ma anche lo scambio di informazioni tra i diversi responsabili aziendali o la gestione di eventuali unexpected.
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La mancata capitalizzazione del dato si traduce in rischio e inefficienza
Nelle aziende manifatturiere, infatti, la mancanza di capitalizzazione del dato si traduce in inefficienza per l’intera organizzazione. Ad esempio, per pianificare il personale è necessario prendere in considerazione numerosi fattori, tra cui: esigenze del piano produttivo, disponibilità degli operatori, competenze e limitazioni fisiche. Per reperire tutte queste informazioni, i responsabili si trovano a dover consultare diversi sistemi che non comunicano tra loro, tra cui gli strumenti dedicati alla gestione amministrativa, dove per esempio vengono riportate le ore previste a contratto, i fogli elettronici, dove spesso vengono registrate le eventuali limitazioni e rischi delle postazioni, ed eventuali documenti cartacei.
In aggiunta, le figure coinvolte nella definizione dei turni appartengono ad aree diverse dell’azienda, ovvero: produzione, risorse umane e ambiente e sicurezza. Queste persone accedono ai dati da sistemi diversi, ma con lo stesso fine: definire i turni più appropriati in base al fabbisogno produttivo, nel rispetto dei vincoli contrattuali e tenendo in considerazione le eventuali limitazioni fisiche degli operatori. Infine, si coordinano utilizzando mezzi diversi: telefonata, e-mail, riunioni, scambio di documentazione cartacea.
Tutti questi processi richiedono una grande quantità di tempo, che per la maggior parte viene sprecato per reperire e scambiare informazioni, che spesso non sono nemmeno accurate. Per di più, la mancata accuratezza delle informazioni e della loro gestione, non solo ha un impatto negativo sull’efficienza e quindi sulla competitività dell’azienda, ma può anche portare a commettere errori, mettendo a rischio la salute dei lavoratori e la compliance dell’organizzazione con le normative vigenti.
Fortunatamente, c’è un modo per uscire da questa situazione e molte aziende l’hanno già capito e anche messo in atto. Stiamo parlando delle potenzialità del digitale che, capitalizzando tutti i dati relativi al personale, rende la pianificazione più efficiente e sicura e tutela l’organizzazione dai rischi legati alla sicurezza e alla salute delle persone.
Digitalizzazione della workforce: tutti i dati disponibili in real time
Per risolvere questa situazione, NPE ha scelto di investire su un software di workforce management che, digitalizzando, integrando e rendendo disponibili tutti i dati sugli operatori in un’unica piattaforma, non solo ottimizza il processo di pianificazione del personale sulle postazioni di lavoro, ma rivoluziona la relazione tra addetto e fabbrica, mettendo al centro il benessere delle persone.
Infatti, l’obiettivo di NPE, azienda all’avanguardia sul fronte della tecnologia e dell’innovazione, era quello di digitalizzare i propri processi senza mettere mai in secondo piano il suo asset più importante, ovvero le risorse umane.
Un workforce management software permette infatti di gestire al meglio i lavoratori negli stabilimenti manifatturieri e logistici e di pianificare ogni persona nella postazione più adeguata, tenendo in considerazione: il piano produttivo, la matrice delle competenze, le limitazioni fisiche dei lavoratori e i rischi delle postazioni di lavoro.
I vantaggi di un’organizzazione connessa: dati condivisi, comunicazione snella e lavoratori motivati
Tutti i dati provenienti dalle diverse fonti di NPE oggi sono a disposizione in tempo reale e in modo condiviso a tutta l’organizzazione in un’unica piattaforma digitale avanzata e semplice da utilizzare. Questo è un enorme vantaggio per tutta l’azienda in termini sia di tempo, che di efficienza dei processi.
Basti pensare quando ci si trova a dover gestire delle assenze impreviste, che potrebbero causare rallentamenti nella produzione: oggi NPE dispone di un collegamento in tempo reale con la gestione delle presenze e il sistema delle timbrature aziendali, che riconosce le persone che sono fisicamente presenti in azienda.
Anche la gestione delle competenze è diventata molto più semplice, infatti il software aggiorna la skill matrix quotidianamente e in modo automatico sulla base del tempo che ogni operatore trascorre in una particolare postazione di lavoro e, in aggiunta, individua le lacune di competenza sulle quali intervenire, aumentando la loro polivalenza degli operatori.
I benefici che i responsabili della pianificazione di NPE dichiarano di avere ottenuto sono molteplici; ad esempio, con un semplice click sono in grado di misurare l’assenteismo giorno per giorno e analizzarlo per tipologia di assenza, per centro di costo e per linea di produzione.
“Prima di adottare il workforce management software, la pianificazione veniva gestita attraverso tantissimi fogli di calcolo. Ce n’era uno per ogni linea di produzione e non erano integrati tra loro. Inoltre, spesso era basata sulla memoria dei capi turno o dei responsabili di linea, di conseguenza i dati erano difficilmente rintracciabili”, spiega Alessandro Magnanini, Production Area Coordinator di NPE. “Oggi abbiamo uno strumento integrato che ci mostra in tempo reale cosa sta succedendo in fabbrica e sulle varie linee di produzione, permettendoci di aumentare la sicurezza dell’ambiente di lavoro e consentendo ai responsabili di intervenire in tempo reale in caso di imprevisti.”
Non solo ai manager e i responsabili: avere informazioni disponibili e condivise porta numerosi benefici anche agli operatori, rendendo il loro lavoro più agevole e facendoli sentire maggiormente coinvolti dall’azienda, ad esempio, dando ai lavoratori la consapevolezza che la pianificazione è equa, sicura, efficiente e basata sulle loro competenze, abilità e limitazioni, rendendoli più soddisfatti e motivati. Infatti, oltre a tenere in considerazione le competenze degli operatori, il software calcola i rischi di ogni postazione e vi colloca la persona che risulta abilitata anche da un punto di vista sanitario a quei rischi, assicurando la sicurezza del luogo di lavoro e la tutela legale dell’azienda in caso di infortuni.
Workforce management soluzione centralizzata per i dati dei lavoratori
Prima dell’adozione del WFM software, le varie fonti di dati di NPE non erano collegate tra di loro e questo rendeva molto difficile la gestione della pianificazione del personale. Oggi la soluzione centralizza e registra tutti i dati dei lavoratori e li mette a disposizione dei responsabili attraverso uno strumento veloce e trasparente. La piattaforma ha permesso all’organizzazione di eliminare strumenti cartacei e fogli Excel con alto margine di errore, passando a una gestione della forza lavoro integrata, dinamica e digitale, che si basa su database centralizzati e condivisi in un’unica piattaforma. Il tutto mettendo al primo posto le persone stesse.
“Abbiamo più di 200 addetti diretti sulle linee di montaggio, la pianificazione richiedeva molto tempo e molta dedizione dai responsabili senza nessuna ottimizzazione delle informazioni trattate”, illustra Toni Barp, Operation Manager di NPE. “Con il software, invece, abbiamo ridotto i tempi delle attività di programmazione in modo consistente e abbiamo un’integrazione migliore di tutti i dati che determinano l’ottimizzazione della gestione del personale. Tutto questo per noi si traduce da un lato in efficienza, e dall’altro in valorizzazione delle nostre persone”.
