Migliorare la customer satisfaction e l’esperienza utente, aumentare l’efficienza dell’ecosistema aziendale, rendendolo sempre più flessibile e resiliente, e ottimizzare i costi di gestione. Sono questi i tre obiettivi che deve porsi la digitalizzazione dei processi. Tuttavia, il processo digitale non deve tradursi in una semplice trasposizione sul piano informatico di una procedura. Un approccio di questo tipo finirebbe inevitabilmente per generare una serie di inefficienze che rischiano di paralizzare le attività. Ne è convinto Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group – team di 9 aziende presenti in 4 Paesi europei, nato dalla trentennale esperienza in ambito di digitalizzazione e conservazione digitale a norma di Archiva Srl – secondo cui per ottenere benefici concreti in un processo di trasformazione digitale non si deve cadere nella tentazione di fare tutto subito. Anzi è consigliabile iniziare implementando gradualmente soluzioni per problemi specifici, per poi incrementare gli interventi fino alla totale digitalizzazione dei processi. Ma è fondamentale partire da una conoscenza dell’organizzazione, sia informatica che umana, che si vuole modificare.
Archiva Group, un percorso dal particolare al generale che parte dalla conoscenza
Molto spesso, all’interno delle aziende, c’è una percezione deviata di come si muovono davvero i flussi di lavoro, mentre in altri casi nell’organizzazione esiste una vera e propria asimmetria informativa. Per questo è necessario identificare i processi destrutturati e portare alla luce le loro componenti meno note. Stanzial suggerisce di impostare un’attenta analisi preliminare dal punto di vista organizzativo, e poi passare all’ideazione di un progetto di digitalizzazione che integri il piano logico con quello tecnologico.
Nel concreto, si può partire dalla digitalizzazione end-to-end dei processi più semplici. Una volta verificato che tutto funziona come da programma, si può estendere l’azione su altri sistemi raffinando di volta in volta i primi risultati ottenuti. È una scelta strategica che permette di portare a termine processi di trasformazione anche molto complessi nel giro di qualche mese, dando all’azienda il tempo di gestire eventuali errori di valutazione iniziali e apportare modifiche tecnologiche in tempo reale. Secondo Stanzial tipo di approccio permette anche di generare sensibili risparmi rispetto a una classica impostazione monolitica.
Ma non finisce qui perché digitalizzare non coinvolge solo il piano tecnologico, è importante che l’azienda affronti in concomitanza con l’adozione dei nuovi strumenti un processo di evoluzione anche sul piano culturale e organizzativo, formando le persone all’utilizzo dei nuovi strumenti e coinvolgendole nei processi a ogni livello. Stanzial lo sottolinea “ogni risorsa è importante e concorre al raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione”.
