È una cattiva idea farsi supportare da un tool specifico per gestire i progetti? Abbandonare le soluzioni home-made, basate tipicamente su fogli di calcolo, rischia di ingessare l’azienda o la rende più reattiva nell’individuare criticità e opportunità coinvolgendo le risorse all’interno di un portafoglio di progetto?
Se siete almeno in una delle seguenti situazioni, è opportuno considerare un applicativo per supportarvi nella gestione dei progetti:
• in azienda siete saturi di lavoro e spesso non vi è il tempo per pianificare con cura le attività
• partecipate a diversi progetti in parallelo (e alcuni magari sono in perdita o soffrono di ritardi)
• poche figure in azienda (o nessuna) hanno la visibilità d’insieme dei progetti e di come stanno andando
• i clienti chiedono modifiche che impattano sulla baseline del progetto, richiedono ri-pianificazioni e rendono difficile avere il quadro del loro avanzamento
• i progetti sono complessi, coinvolgono team con risorse afferenti a diverse aree aziendali e possono richiedere risorse esterne
• la mole di tempo per raccogliere e aggregare le informazioni relative ai progetti in corso è rilevante, e manca tempo per l’analisi degli scostamenti e alla risoluzione degli imprevisti.
I colleghi che si occupano di Project Management si saranno certamente avventurati nel ginepraio degli applicativi. Individuare il perimetro delle funzionalità, selezionarne qualcuno e compararli può richiedere molto tempo. Inoltre, è difficile confrontare le proprie esigenze con le funzionalità descritte nelle pagine vetrina di queste soluzioni. Il rischio di arrivare all’amaro risultato “non fa per noi” è alto e purtroppo concreto.
Nell’offerta commerciale di IQ Consulting, tra le altre cose, vi è un applicativo proprietario, dedicato alla gestione delle commesse e dei progetti, si chiama GECOTM.
Ci sono più di 600 applicativi (noti) che trattano il tema del Project Management, ma ognuno risponde a esigenze diverse. Si potrebbero sintetizzare gli applicativi in tre categorie:
• Essenziali: (es. Trello): pensati per progetti brevi e temporanei o piccoli team dedicati, in grado di gestire l’assegnazione delle risorse, ma non la loro pianificazione. Sono spesso orientati ad una gestione in modalità “social” dei team di lavoro, abilitando chat o modalità di messaggistica istantanea. Non restituiscono però informazioni dettagliate sul carico delle risorse e sulla priorità dei progetti. Sono web-based, hanno una buona copertura delle funzionalità con la versione free e comunque quella premium ha un costo basso. Sono configurabili in pochi minuti, non si devono manutenere. Tuttavia, è difficile gestire progetti più complessi.
• Intermedi: (es. Basecamp, Asana, Wrike): sono soluzioni che offrono diverse funzionalità interessanti per coprire buona parte delle esigenze, ma adottano un approccio semplificato, adatto anche all’impiego da parte di persone con competenze sufficienti di PM. Infatti, consentono di gestire i progetti con diverse metodologie (es. Kanban, Scrum), consentono di disegnare un GANTT del progetto, anche se pochi hanno funzionalità dedicate alla consuntivazione. In questa categoria può esserci il tool che fa a caso vostro, ma bisogna essere cauti nella scelta perché è inevitabile scendere a compromessi (integrazione vs. facilità d’uso vs. costi).
• Completi (es. Jira, MS Project): pensati per essere applicati (teoricamente) in tutte le aziende di ogni settore e dimensione. Infatti, queste soluzioni riescono a coprire una vasta gamma di funzionalità, molte delle quali però sono sovradimensionate per la maggior parte delle aziende. I dati in input per il loro funzionamento sono numerosi e, conseguentemente, è dispendiosa la loro manutenzione ed il loro aggiornamento. Queste soluzioni consentono di personalizzare i workflow (es. Jira) o consentono personalizzazioni a livello enterprise o integrazioni con gli altri tool più diffusi (es. Microsoft). Per essere valorizzati appieno bisogna essere aziende con un’organizzazione adeguata, disporre di persone dedicate con solide competenze di project management e del tool stesso. In sintesi, sono soluzioni potenti, ma richiedono una curva di apprendimento lenta.
Sono proprio queste considerazioni che hanno spinto IQ Consulting a credere in GECOTM, un applicativo che nasce dall’ascolto attivo delle aziende e dalle loro esigenze. È un applicativo che non ha (ancora) tutto, come ad esempio il supporto alla metodologia agile, o la gestione del rischio, ma è concreto. Infatti, viene erogato in modalità SaaS, è facile da usare, consente la pianificazione multi-progetto delle risorse (considerando il carico delle risorse), la rendicontazione può essere svolta direttamente con l’applicativo, è integrabile con i sistemi informativi aziendali e molto altro. Attivata l’istanza cloud, non sono necessarie altre attività di configurazione: è già pronto per essere usato.
Contattateci su http://www.geco.tech/ per ricevere più informazioni.
