Imbarcarsi in un percorso di efficientamento dei processi produttivi può sembrare dispendioso, scoraggiando in partenza imprese dalle risorse limitate. Ma sono proprio queste a trarne potenzialmente maggiori benefici, a partire da un risparmio concreto di tempi e costi.
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Strumenti per l’efficienza produttiva: il mercato cresce, le PMI restano indietro
Secondo il report 2023 sulla maturità digitale delle PMI italiane realizzato degli Osservatori del Politecnico di Milano, la maggior parte delle PMI attive nel manufacturing è poco dotata di strumenti evoluti che supportino un modello di produzione più efficiente. Anche per quanto riguarda la gestione del magazzino, una su tre utilizza strumenti non integrati con software gestionali, generando possibili fonti di inefficienza.
Questo quadro contrasta con la corsa all’efficienza del mercato di oggi: i dati di Statista evidenziano come, a livello globale, la spesa delle grandi aziende su questi strumenti ha raggiunto un valore di oltre 270 miliardi di dollari nel 2023, con proiezioni che superano i 370 miliardi per il 2028.
Le sfide dell’Industria, dai materiali alle competenze
Ma perché l’ottimizzazione dei processi è un traguardo così importante nello scenario economico e competitivo attuale?
“Le aziende manifatturiere – dichiara Maurizio Tonello, Direttore Commerciale di NordEst Informatica – puntano a migliorare l’efficienza produttiva per rispondere principalmente a due macro-necessità. La prima è comprimere i tempi di lavorazione, accorciando l’intervallo tra ricezione ed evasione dell’ordine, per soddisfare le aspettative sempre più stringenti della clientela. La seconda invece riguarda l’ottimizzazione dei costi”.
Tuttavia, quando decidono di intraprendere una strategia per l’efficientamento dei processi, i manufacturer si scontrano inevitabilmente con una serie di ostacoli.
Innanzitutto, bisogna fare i conti con i vincoli di produzione che, a seconda dei settori e della tipologia di azienda, possono risiedere alternativamente nell’approvvigionamento dei materiali oppure nella gestione delle risorse produttive.
La seconda criticità riguarda l’impiego di tecnologie non adeguate alla produzione moderna e comunque male utilizzate. “Spesso – precisa Tonello – le imprese si affidano a sistemi gestionali datati, che oltre a soffrire di obsolescenza, vengono impiegati parzialmente o impropriamente. Così non vengono sfruttate al massimo le funzionalità e le performance dell’applicazione”.
Il sottoutilizzo è imputabile soprattutto alla mancanza di formazione del personale, altro problema che affligge il settore, non soltanto sul fronte delle competenze tecniche ma anche in merito alle conoscenze di processo.
“Il turnover degli operatori sui progetti – aggiunge il Direttore Commerciale di NordEst Informatica – impedisce il trasferimento delle informazioni necessarie per il corretto svolgimento delle procedure. Spesso si definiscono i flussi e i metodi di lavoro in prima battuta, ma poi manca il passaggio di consegne e si perde la memoria storica su cosa e come andrebbe fatto”.
Riassumendo, come racconta Tonello, le aziende del comparto industriale peccano in termini di macchinari e strumenti, che sono vetusti e poco performanti, ma anche sul fronte dell’ottimizzazione dei processi, che risultano poco standardizzati e mal documentati.
Come migliorare l’efficienza produttiva in quattro passi
Per uscire dall’impasse e raggiungere gli auspicati traguardi di efficienza produttiva, le aziende manifatturiere dovrebbero tenere a mente quattro mosse chiave.
1. Individuare il principale vincolo nella produzione
Innanzitutto, i manufacturer devono individuare e risolvere il vincolo di produzione che ostacola maggiormente l’ottimizzazione di processi.
Secondo Tonello, le aziende che risentono maggiormente delle criticità riguardanti l’afflusso dei materiali sono i costruttori di macchine e impianti industriali, mentre il problema relativo alla gestione delle risorse affligge soprattutto il mercato delle lavorazioni meccaniche o delle stampe plastiche.
“Se la barriera riguarda la continuità del flusso dei materiali – prosegue Tonello -, problema che si è acuito con la scarsità delle materie prime e il conseguente apprezzamento, l’azienda dovrà lavorare principalmente sull’ottimizzazione della supply chain così da evitare interruzioni. Invece, se l’ostacolo riguarda gli asset, bisogna puntare su strumenti che aiutano a programmare la lavorazione e la distribuzione dei carichi, garantendo una pianificazione ottimizzata a monte e un controllo degli avanzamenti a valle così da preventivare e contenere le spese complessive di lavorazione. Più precisamente, occorrono soluzioni software per l’esecuzione della produzione ovvero i Manufacturing Execution System o MES”.
2. Utilizzare sistemi gestionali al passo con i tempi
Il secondo passo verso l’efficienza produttiva riguarda l’adozione di strumenti gestionali innovativi, in grado di superare le carenze delle soluzioni legacy attualmente in uso.
“Ad esempio – racconta il Direttore Commerciale di NordEst Informatica – in passato la pianificazione dell’approvvigionamento dei materiali veniva eseguita tipicamente attraverso i software MRP ovvero Material Requirements Planning. Tali applicazioni permettono di calcolare il fabbisogno e programmare l’acquisizione dei materiali al fine di soddisfare le esigenze di lavorazione secondo le richieste del cliente. Si tratta tuttavia di soluzioni datate, introdotte negli anni Sessanta per rispondere alle necessità della produzione di serie e diventate nel tempo estremamente popolari”.
Le applicazioni MRP si rivelano quindi inefficaci e anacronistiche nel contesto rivoluzionato delle fabbriche moderne, che devono rispondere alla domanda di prodotti personalizzati, caratterizzata da discontinuità e picchi repentini, organizzando la produzione con flessibilità e in lotti sempre più piccoli.
“I sistemi MRP sono ormai superati – prosegue Tonello – e piuttosto bisogna guardare ai software di Advanced Planning and Scheduling. Le soluzioni APS permettono infatti una pianificazione dei processi produttivi ad ampio raggio, basata sulla previsione e orientata alla gestione della domanda. Rappresentano quindi l’evoluzione Demand-Driven dei comuni applicativi di Material Requirements Planning, sotto l’acronimo DDMRP”.
Scendendo nel dettaglio, le piattaforme APS consentono non solo di quantificare, acquisire e allocare i materiali necessari, ma anche di pianificare le strategie produttive sul medio-lungo periodo in funzione delle richieste dei clienti e conseguentemente di schedulare l’operatività quotidiana: assegnazione dei task, sequenze di lavorazione, distribuzione delle risorse, interventi manutentivi e così via.
“Un esempio di software APS – suggerisce Tonello – è il Global Planning System o GPS di TeamSystem, una soluzione modulare che permette di pianificare e schedulare i processi produttivi, gestendo con efficacia la programmazione di materiali e risorse. Ciò è possibile grazie all’integrazione con le piattaforme di Enterprise Resource Planning e in particolare con la soluzione ERP Enterprise di TeamSystem. Quando si affrontano iniziative volte all’ottimizzazione dei processi e al guadagno di efficienza produttiva, l’interoperabilità tra sistemi gestionali è infatti un tema essenziale e oggi fortunatamente una criticità ormai superata, grazie all’impegno di vendor e consulenti IT”.
3. Documentare e monitorare i processi
L’adozione e l’utilizzo corretto di strumenti innovativi è certamente uno step importante nel percorso verso l’efficienza produttiva. Tuttavia, gli sforzi verrebbero vanificati se i processi stabiliti nel corso degli anni non fossero codificati e verificati.
Senza una guida nero su bianco, infatti, è facile che nel tempo si perda per strada la metodologia, specialmente a fronte del turnover del personale. “Per evitare sprechi di tempo e rallentamenti operativi – asserisce il Direttore Commerciale di NordEst Informatica -, è buona pratica documentare e tenere traccia delle procedure comunemente adottate in modo che siano facilmente fruibili e assimilabili da chi ne abbia bisogno”.
Tuttavia, la standardizzazione dei processi non deve ingessare l’operatività o rappresentare un freno per l’innovazione, ma piuttosto va concepita nell’ottica del miglioramento continuo.
“Qualsiasi processo – chiarisce Tonello – deve essere sempre validato e ottimizzato secondo l’approccio Plan, Do, Check, Act. Il framework prevede quattro fasi: la pianificazione delle attività, la sperimentazione del programma, il monitoraggio dei risultati per verificare l’efficacia delle azioni intraprese e la conformità con il piano iniziale, l’implementazione dei miglioramenti emersi durante i controlli. Da qui l’importanza di implementare sistemi di monitoraggio, che permettono la verifica costante sull’andamento della produzione e sull’effettivo rendimento dei processi operativi, nell’ottica del continuous improvement”.
4. Gestire il cambiamento e investire in formazione
Se le limitazioni tecnologiche ormai sono superate e non rappresentano più il problema, l’attenzione va dirottata verso la gestione strategica dei processi, senza però trascurare l’aspetto del change management.
Come dichiara Tonello, nelle iniziative per l’efficientamento produttivo e il rinnovamento tecnologico, la componente umana gioca un ruolo decisivo e quindi le persone vanno preparate opportunamente. Adottare soluzioni innovative, infatti, porta con sé il rischio di trovarsi tra le mani complicazioni peggiori dei benefici ottenuti e questo può causare resistenze, che devono essere dipanate.
“Il passaggio dai sistemi MRP tradizionali alle moderne soluzioni DDMRP – sottolinea Tonello – richiede non soltanto l’avallo della dirigenza ma anche il sostegno degli utenti: occorre insomma la volontà condivisa di appoggiare l’iniziativa e remare verso una meta comune”.
Pertanto, la formazione del personale, un aspetto troppo spesso trascurato dalle aziende, è invece la chiave di volta nel miglioramento dei processi.
“Spesso – asserisce Tonello – si registra un mancato aggiornamento delle conoscenze tecnologiche e metodologiche. I ruoli chiave che agiscono all’interno di un processo produttivo invece devono avere la possibilità di crescere in competenza. Allo stesso tempo, tutte le figure che hanno a che fare con strumenti avanzati, che raccolgono, utilizzano e analizzano i dati, devono essere formate in modo da saperli far fruttare.”
L’aspetto culturale, che include la capacità di predisporre il mindset e affinare le competenze interne, rappresenta insomma la vera differenza nei progetti di efficientamento produttivo. “Affidarsi a un consulente esperto – conclude il Direttore Commerciale di NordEst Informatica – permette all’azienda di concentrare gli sforzi nella giusta direzione, guidando l’organizzazione al cambiamento e formando adeguatamente le risorse, senza la paura di abbracciare il nuovo”.
