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1). Gli obiettivi del progetto sono poco chiari e non condivisi
La mancanza di chiarezza è forse uno dei problemi più ricorrenti nella gestione dei progetti. Quando si tratta di commesse produttive, tipicamente questi obiettivi sono più formalizzati: vi è un contratto con un cliente che specifica i requisiti tecnici della commessa e esplicita i termini di consegna; quando si tratta invece di progetti interni, di sviluppo prodotto, di miglioramento continuo, …, generalmente gli obiettivi sono generici e non sono formalizzati all’interno di documenti, come per esempio una balance scorecard o simili. La mancata formalizzazione e condivisione degli obiettivi porterà a rivedere il piano di progetto più volte per tentare di soddisfare le considerazioni di tutti i principali attori coinvolti, nonché la disponibilità delle risorse che nel corso del tempo si modificherà. Questo significa rimettere in discussione il progetto in corso d’opera, ossia quando non sarà difficile avere il tempo per confrontarsi, né vi sarà la possibilità di negoziare eventuali aspetti critici con il cliente. È chiaro che questo impatta negativamente sul benessere organizzativo, ma può minare anche la relazione con il cliente.
Un progetto esige obiettivi chiari e condivisi, tra tutti gli attori coinvolti. Obiettivi precisi permettono di:
– Definire il perimetro delle attività
– Identificare le competenze richieste
– Stabilire degli indicatori per valutare l’esito del progetto (KPI)
2). Il budget del progetto è approssimativo
La stima del budget non è una scienza esatta, dipende dalla complessità dell’attività, dalla presenza o assenza di vincoli e dal livello di competenze disponibili nel periodo di svolgimento dell’attività. Frequentemente si dà un valore circostanziale, legato ad ipotesi di massima e ad una pianificazione sommaria di altissimo livello, anche perché non si dispone di strumenti facili e snelli in grado di svolgere e supportare l‘identificazione delle competenze e delle risorse richieste e disponibili. Anche se ogni progetto ha le sue peculiarità, per una stima più fedele alla realtà è cruciale analizzare criticamente i progetti passati. Si deve guardare il tempo effettivamente speso e da quali risorse. Con una pianificazione approssimativa si perde l’opportunità di reagire tempestivamente agli imprevisti e di ignorare problemi che erodono margine del progetto.
3). Rendersi conto che la comunicazione è tutto, ma continuare a ostacolarla
La comunicazione tra i diversi attori coinvolti nel progetto (compreso il cliente) deve essere facilitata, altrimenti ognuno avrà la propria percezione dell’avanzamento del progetto e nessuno avrà quella giusta:
• Il cliente penserà che non riceve la giusta priorità
• La direzione non riuscirà ad avere informazioni sul quadro d’insieme, considerando tutti i progetti attivi
• Il PM agirà sempre in maniera reattiva, gestendo gli imprevisti e cercando di fare di tutto per rientrare nel budget
• Le risorse impiegate riceveranno continuamente pressioni per inseguire modifiche e ripianificazioni dell’ultimo minuto, e penseranno che il budget stanziato sia stato troppo basso per svolgere il progetto
Una comunicazione adeguata consente di essere tutti aggiornati sulle esigenze del cliente, sull’avanzamento delle attività e su eventuali problemi che ostacolano le risorse nel raggiungere gli obiettivi attesi.
No, non si fa con Excel. Neanche con le e-mail.
4). Chiedersi come sia andato il progetto solo alla sua fine
Probabilmente il progetto non è andato come ci si aspettava (ritardo e/o è costato più di quanto si immaginava). Periodicamente è necessario controllare l’avanzamento del progetto, non solo dal punto di vista del consumo delle ore previste, ma soprattutto sul completamento delle attività e sull’effettivo raggiungimento dei risultati attesi (KPI).
5). Lavorare con soluzioni non adeguate (e non dedicate) al Project Management
Se si continua a lavorare con più file Excel, o peggio ancora, lasciare che ogni team si organizzi come meglio crede i propri tool informativi a supporto del project management, è tempo di passare oltre.
Se vi è l’esigenza di gestire progetti e se le risorse sono dedicate a più progetti simultaneamente, allora state cercando una soluzione pensata per supportavi nel coordinamento delle attività dei progetti, nella la pianificazione multi-progetto delle risorse ed infine supporta la contabilità di progetto.
I responsabili aziendali devono avere una visibilità completa dei progetti, i project manager devono essere dotati di uno strumento pensato per loro e il team di lavoro deve conoscere quali sono le attività a loro assegnate. State cercando GECOTM.
