Con l’espressione project management si indica quell’insieme di attività svolte all’interno dell’organizzazione per analizzare, concepire, pianificare e realizzare gli obiettivi di un progetto. Con l’avvento dei nuovi modelli industriali legati all’Industria 4.0 sono sempre più numerose le aziende manifatturiere che operano su commessa o con una produzione ingegnerizzata su misura. Secondo dati AIDA, infatti, le aziende italiane che producono macchine speciali con un approccio di tipo engineer-to-order sono circa 130mila, nella maggior parte dei casi piccole e medie imprese. Per queste realtà, la gestione delle diverse commesse in ottica di project management integrato è una questione parecchio delicata. Troppo spesso, infatti, nelle PMI l’ultimo miglio delle attività di project management rimane ancora il foglio di calcolo, con i limiti che ne conseguono: informazioni polverizzate tra i diversi operatori, dati frammentati, quasi mai aggiornati e men che meno allineati. Dati che restituiscono una fotografia solo parziale dello “stato di fatto” di un progetto e rendono addirittura impossibile ragionare in ottica multiprogetto.
Indice degli argomenti
I tre componenti del project management
La gestione di un progetto si divide in tre tipologie di attività. Il project management vero e proprio, quindi la definizione delle attività, delle responsabilità, dei tempi e dello staff; la pianificazione multiprogetto, quindi l’allocazione delle risorse critiche, per definizione limitate, e la contabilità di progetto, sia preventiva che a consuntivo. «La mission del project manager – spiega Marco Perona, Senior Partner di IQ Consulting – è completare i progetti nei tempi, nei costi e rispettando i vincoli di qualità previsti. È un tema di mentalità e di organizzazione, ma anche di competenze e strumenti». Proprio di strumenti a sostegno del project management nell’era dell’Industria 4.0 si è parlato nel corso di un recente incontro organizzato da IQ Consulting. La spinoff accademica, nata in seno all’Università degli Studi di Brescia, ha sviluppato un applicativo, GECO, che coordina tutte le principali attività all’interno di una commessa, tiene traccia delle risorse condivise e le contabilizza. «Non si tratta di un software – prosegue Perona – ma di una suite di prodotti integrati progettata per le aziende che operano con modalità engineer-to-order e su commessa. Nasce da un progetto di ricerca, una ricerca che si è tradotta in un risultato tangibile, in grado di favorire la competitività delle imprese».
Come ragionare in ottica multiprogetto a capacità finita
GECO è uno strumento web based, che non necessita di alcun client per funzionare, utilizzabile sia on premise che nel cloud a fronte del pagamento di un canone annuale fisso, senza limitazioni in merito al numero di utenti e progetti gestiti. La facilità d’uso è la principale caratteristica di questo software, che copre esclusivamente le aree più rilevanti della gestione delle commesse, lasciando agli applicativi già presenti in azienda il sostegno dei processi correlati. All’interno di GECO, le aziende possono avere letteralmente “a portata di click” tutte le risposte sulle attività di project management, contabilità e pianificazione, sia a livello di singolo progetto che in ottica multiprogetto. «GECO è un prodotto “minimale” e intuitivo nell’esposizione delle informazioni, anche se la tecnologia su cui si basa è allo stato dell’arte, sia sotto il profilo della sicurezza sia a livello di gestione del dato», prosegue Perona. E i clienti lo confermano. Lo fa Federica Pederzoli, Amministratore Delegato di Meccanica Pi.Erre, azienda bresciana che produce pressocolati in alluminio per l’automotive. Una realtà da oltre 250 commesse l’anno. «Volevamo un software di supporto decisionale snello e user-friendly, che ci aiutasse a superare i limiti dei fogli Excel così diffusi in azienda», spiega. «Le informazioni sulle commesse erano frammentate, spesso duplicate e quasi mai veritiere. L’allineamento tra preventivo e consuntivo era difficile, come pure la pianificazione multi commessa. Grazie a GECO, oggi abbiamo a disposizione informazioni accurate e sempre aggiornate. Siamo al corrente in ogni momento della reale data di consegna di un progetto e della percentuale di completamento delle attività. I GANTT, i diagrammi che visualizzano lo stato di fatto di un progetto, sono esposti nei vari reparti e consultabili da tutti. Possiamo capire immediatamente quali sono gli effetti dell’ingresso di un nuova commessa ragionando sulla capacità residua, distribuendo in modo più efficace le risorse scarse».
Il project management per lo sviluppo prodotti
Particolarmente apprezzata è l’esposizione dei dati, giudicata molto intuitiva, con semafori verdi e rossi a indicare che tutto va bene o, al contrario, che esistono aree di criticità da monitorare. Il sistema genera in automatico link cliccabili ai GANTT, facilmente condivisibili dentro e fuori l’azienda. «Attraverso una gestione corretta delle commesse siamo riusciti a trasformare quelle che erano criticità in opportunità», commenta un altro utente, Mauro Mario, IT Manager di Rubinetterie Utensilerie Bonomi, realtà soggetta a dinamiche made-to-stock che all’apparenza non richiederebbero di essere gestite da una soluzione come GECO. «In realtà – conclude Mario – il project management è per noi fondamentale in diverse aree, dallo sviluppo dei nuovi prodotti, all’ottimizzazione dei processi, dalla selezione e installazione di nuovi macchinari alla revisione dei sistemi informativi. Utilizziamo GECO da circa sei mesi con ottimi risultati».
