Sempre più spesso le aziende si trovano a dover affrontare trasformazioni cruciali per mantenere la loro competitività. Ma passare dalle parole ai fatti, il più delle volte, non è un compito banale: secondo il McKinsey Global Survey, circa il 70% delle trasformazioni aziendali fallisce nel raggiungere i propri obiettivi, principalmente a causa di una gestione inadeguata delle fasi di esecuzione. Lo studio evidenzia inoltre che le organizzazioni devono andare oltre il semplice raggiungimento dei target immediati per posizionarsi in un contesto di successo sostenibile e vantaggio competitivo. Quel che ne emerge, nel complesso, è l’importanza di un approccio sistematico e ben pianificato per massimizzare il valore potenziale di tali trasformazioni.
Nutkao, azienda cuneese leader nella produzione di creme spalmabili, nota per la sua famosa crema alla nocciola, rappresenta un esempio chiaro di come una trasformazione tecnologica possa essere affrontata con successo. Con la scadenza della manutenzione del sistema gestionale SAP4HANA in avvicinamento, Nutkao ha deciso di sfruttare il passaggio alla nuova release con l’obiettivo di rafforzarsi sul fronte operativo e mantenere un vantaggio competitivo. Ma la buona riuscita della migrazione si deve anche a un altro, cruciale protagonista: Data Network Consulting (DNC), partner tecnologico che ha messo in campo tutte le forze utili a garantire continuità operativa e rapidità d’azione. Ecco, dunque, come si è svolto il caso.
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SAP4HANA upgrade: dalla pianificazione strategica alla realizzazione operativa
Per affrontare questa complessa trasformazione, Nutkao ha collaborato strettamente con DNC, già partner per l’assistenza funzionale SAP. Nutkao aveva infatti già implementato una soluzione SAP nel 2022, ma questa era basata su una versione rilasciata nel 2020. “Ci siamo resi conto con DNC che c’era una scadenza imminente per la manutenzione della nostra attuale release SAP,” afferma Alessandro Barabani, CIO di Nutkao. La deadline del 31 dicembre 2024 ha quindi imposto una pianificazione rigorosa per l’upgrade alla nuova release, per assicurare non solo la continuità della manutenzione ma anche per “ampliare e proseguire con nuove funzionalità”. Insomma: la decisione di aggiornare il sistema non era semplicemente una risposta a una deadline imminente, ma un’opportunità strategica per innovare il business. Qualcosa di piuttosto impattante, a dire il vero: “Non si trattava di fare l’aggiornamento del telefonino – puntualizza Alessandro Barabani – ma di mettere in piedi un progetto che sarebbe durato diversi mesi, con tutte le sue complicazioni”.
La collaborazione con DNC è stata fondamentale per navigare attraverso le complessità di un ambiente cloud privato, un aspetto distintivo di questo progetto. Nicolò Catania, ICT Process and Project Manager di DNC, ricorda che “essendo in cloud e monitorato da team SAP, non potevamo gestire il processo come volevamo: era necessario seguire rigide linee guida”. Questo ha comportato un’evoluzione dell’approccio progettuale iniziale, necessaria per superare limitazioni infrastrutturali e garantire la continuità del business.
L’approccio di DNC: le scelte vincenti per l’upgrade SAP4HANA
Durante la prima fase del progetto, DNC ha costruito un approccio progettuale dettagliato, cruciale per garantire la sicurezza della migrazione e la creazione di ambienti multipli, anche alla presenza – poi effettivamente verificata – di limitazioni che hanno richiesto una revisione metodologica per evitare blocchi nelle attività evolutive. Il journey è iniziato definendo un ambiente di partenza che replicasse esattamente l’ambiente di produzione esistente: le attività preliminari hanno incluso controlli di compatibilità con sistemi e add-on esterni, processo peraltro reso più complicato dalla scelta di una release più recente. Alcuni ritardi si sono verificati nell’ottenere le certificazioni degli add-on, ma il processo di upgrade è stato condotto con una procedura guidata efficace.
Una volta completata la prima fase dell’upgrade, che ha richiesto l’aggiornamento di implementazioni esistenti e la gestione degli impatti su procedure custom, il team tecnico-funzionale ha collaborato con l’IT di Nutkao per assicurare che tutte le integrazioni con i sistemi collegati fossero testate. “Abbiamo lavorato con Alessandro per portare avanti integrazioni test con sistemi collegati, in sessioni condivise con riferimenti tecnici degli altri sistemi,” afferma Nicolò. Questo ha permesso di intercettare anomalie e apportare interventi necessari per ripristinare la funzionalità.
In questo scenario la definizione di un subset di test è stata fondamentale, permettendo di anticipare errori e identificare circa 50 problemi prima degli user test, portando a un totale di circa 75 errori emersi durante il processo. Le issue post go-live sono state contenute tra 10 e 15, dimostrando l’efficacia dell’approccio adottato. “Questo approccio ha consentito di testare le interfacce e le comunicazioni con utenti esterni”, sottolinea Catania, evidenziando la robustezza del metodo.
Determinante è stata anche la finestra temporale scelta per l’implementazione, un periodo di minore carico operativo tra la Pasqua e l’inizio delle vacanze estive, riducendo l’impatto sulle operazioni quotidiane. Barabani spiega che “DNC conosceva già i nostri processi, e quindi molte delle verifiche preliminari e delle fasi di test sono state eseguite direttamente da loro, riducendo significativamente l’impatto sul nostro lavoro interno”. Questa sinergia ha permesso di rispettare le tempistiche previste, cruciali per un progetto di tale portata.
I punti di forza di una trasformazione di successo
La metodologia di DNC ha integrato le migliori pratiche di trasformazione identificate dal McKinsey Global Survey, che sottolinea l’importanza di quattro elementi chiave: volontà, abilità, rigore e ampiezza. La volontà di Nutkao di aggiornare il sistema non era solo una necessità, ma un’opportunità strategica per innovare. L’abilità di DNC di applicare un approccio strutturato e metodologico ha garantito una migrazione sicura, mentre il rigore nei test ha assicurato la continuità operativa e il miglioramento dei processi. Infine, l’ampiezza dell’approccio ha permesso di migliorare complessivamente le operazioni aziendali, preparando l’organizzazione a competere in un mercato in evoluzione.
Sul piano operativo, l’upgrade di SAP4HANA per Nutkao è stato un successo non solo per il rispetto dei tempi e dei costi, ma anche per la capacità di DNC di gestire il cambiamento con flessibilità e competenza.
Rispetto dei tempi stabiliti
Uno degli aspetti più critici per il successo del progetto è stato infatti il rigoroso rispetto dei tempi stabiliti: Nutkao aveva una finestra temporale specifica per l’implementazione, e attraverso una meticolosa pianificazione e un’esecuzione coordinata, l’obiettivo è stato raggiunto senza sforamenti. Come sottolinea Barabani, “avevamo quella finestra di tempo e fatto goal”.
Rispetto dei costi preventivati
Per quanto riguarda i costi, l’accuratezza del piano di progetto ha garantito che i costi preventivati fossero quelli consuntivati, evitando così sorprese finanziarie.
Flessibilità
La flessibilità di DNC è stata un altro punto di forza sostanziale. La capacità di adattarsi rapidamente e reagire con fluidità a eventuali problematiche ha permesso di mantenere la continuità operativa. “DNC già nostro partner e quindi conosceva già i nostri processi, molte cose in fase di testing le hanno fatte senza gravare su lavoro interno”, evidenzia il CIO Barabani.
Garanzia di Business continuity
Questo approccio poco invasivo ha permesso a Nutkao di continuare a operare senza interruzioni significative. Il giorno del go-live, tutti i test erano stati completati, garantendo che le operazioni si svolgessero senza intoppi. Gli utenti hanno quindi continuato a lavorare come di consueto, con la differenza delle nuove funzionalità disponibili, ma senza percepire cambiamenti nel flusso di lavoro. Inoltre, durante la fase di test con gli utenti, è stato effettuato un training on the job su un sistema parallelo, consentendo agli utenti di familiarizzare con le nuove funzionalità e differenze. “Operazioni che facevano si ritrovavano anche su nuova versione”, afferma Barabani, confermando che il processo si è svolto in modo trasparente e senza interruzioni visibili per gli utenti.
Upgrade di SAP4HANA come occasione di miglioramento
Il successo dell’upgrade di Nutkao è un esempio di come la gestione del cambiamento possa essere un’opportunità per l’innovazione e la crescita, trasformando le sfide tecnologiche in vantaggi strategici duraturi. La collaborazione con DNC, in particolare, dimostra che, con una pianificazione strategica e una flessibilità operativa, le aziende possono non solo raggiungere, ma superare i loro obiettivi di trasformazione, posizionandosi con successo in un mercato sempre più competitivo. La carta vincente da estrarre dal mazzo, scegliendola però con cura, è solo il giusto partner.
