Quando la flotta stampanti aziendale arriva a rappresentare una preoccupazione gestionale, tra spreco di risorse, costi abnormi ed eccessiva dispersione di forze, il motivo spesso risiede nella natura stessa del parco macchine. Disomogenee, variegate, di marchi eterogenei, dalle differenti tecnologie e dal funzionamento non uniforme: per il business non esiste nulla di più inefficiente che un “esercito” di stampanti dai mille volti. Che fare allora? Per rimettere le priorità al loro posto, ridando a costi e gestione delle risorse il giusto equilibrio, la soluzione risiede spesso in una sola parola. Trasformare. Partendo dall’idea, ad esempio, che la vecchia cartuccia e i vecchi modelli gestionali non siano l’unica opzione in campo.
L’esperienza di una consolidata realtà del mondo retail abbigliamento, forte di circa 200 punti vendita in tutta Italia, racconta proprio questo caso. Oberata da una difficile gestione complessiva dell’area di stampa, la società tempo fa si trovava a confrontarsi con una realtà estremamente variegata e disaggregata nei negozi, con dispositivi di vario tipo, per tecnologia, modello e produttore o, in vari casi, addirittura di proprietà. Il pain era dunque chiaro ed evidente: poter finalmente avere una gestione della flotta stampanti, con costi prevedibili e chiari. Ma dove volgere lo sguardo?
Ad Epson, ad esempio. La big nipponica marcia infatti da tempo nell’innovazione di stampa per il mondo business: non è quindi un caso che il gruppo retail in questione abbia optato proprio per questo brand per mettere in campo una soluzione capace di rivoluzionare sin nel profondo le precedenti condizioni di lavoro. Da una tecnologia all’altra, dagli obsoleti standard all’universo EcoTank, le vecchie stampanti hanno a poco a poco lasciato posto a nuovi dispositivi facili da utilizzare, con autonomia e flessibilità molto più elevata rispetto al passato, aprendo una porta su uno scenario totalmente inedito. E rendendo possibile, sul fronte puramente gestionale, l’applicazione di un principio sino a quel momento inarrivabile: poter finalmente stampare quanto desiderato a un costo fisso e prefissato, senza sorprese né costi inattesi. Con un risultato/vantaggio aggiuntivo: aver ridotto l’impatto ambientale della funzione di stampa, perché grazie alla tecnologia proprietaria Heat Free le stampanti Epson consumano pochissima energia e danno un contributo alla lotta verso l’aumento delle temperature.
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Un approccio innovativo
Per comprendere a fondo la portata dello usecase non basta fermarsi alle questioni puramente tecniche, ma è necessario addentrarsi nel senso della parola EcoTank. È qui infatti che si nasconde la vera novità sul piatto: una la famiglia di stampanti e multifunzione che al posto delle cartucce dispongono di capaci serbatoi ricaricabili in grado di assicurare elevatissima autonomia e bassissimi costi di gestione, un approccio che Epson ha portato per prima sul mercato e che ha introdotto un nuovo paradigma di stampa. Il dispositivo, nato per il mondo consumer, sta progressivamente entrando anche nel mondo aziendale grazie a modelli progettati per rispondere alle esigenze delle imprese. Ed è qui che entra in gioco il caso in questione.
Sulla base delle esigenze espresse dal gruppo retail, e forte di questo nuovo scenario tecnologico, Epson ha infatti proposto una soluzione basata sul concetto di “servizio di stampa all-inclusive”, diverso dal classico “contratto a costo copia” perché fondata sull’idea che il cliente possa stampare quanto vuole a un costo fisso e prefissato. Il vantaggio per l’azienda è che non ha più una fattura composta da due voci (rata del dispositivo e numero di copie stampate), bensì una sola voce che è persino inferiore alla precedente rata del dispositivo, con evidenti vantaggi economici. Il valore aggiunto della proposta si fonda infatti sul fatto che i nuovi modelli EcoTank, specifici per le aziende, rappresentano una nuova e notevole opportunità perché portano vantaggi di economicità in una fascia di prodotti compatti che normalmente ha il costo dei consumabili più alto. In altre parole, sono più economici dei più economici dispositivi tradizionalmente utilizzati nelle aziende.
Oltre a ciò, Epson ha riorganizzato l’infrastruttura di stampa della sede installando vari modelli A3 per supportare al meglio le esigenze operative dei dipendenti.
Avvalendosi di questa innovativa combinazione, l’azienda cliente è passata da una infrastruttura printing di fatto ingestibile (e forse non gestita) a una gestibile, con costi ridotti rispetto al passato e maggiore flessibilità per i punti vendita.
Dal pain alla soluzione
Ma come si è arrivati a questo risultato? Il dialogo ha riguardato nello specifico la direzione IT, cui fa capo anche il coordinamento della parte informatica dei punti vendita. Nel confronto interlocutorio con Epson, a fianco dei pain di ordine tecnologico e gestionale si è fatta strada anche una nuova esigenza: quella di optare per un unico fornitore, in grado di mettere sul piatto prodotti capaci di risolvere anche le problematiche in termini di risorse, costi e manutenzione.
Di fronte alla proposta presentata da Epson (la cui presenza è stata costantemente accompagnata da quella del rivenditore, che a sua volta aveva competenza in termini di contratto e relative attività), e una volta effettuato un test per valutare le caratteristiche e le funzionalità delle EcoTank proposte, il gruppo ha approvato il piano senza valutare opzioni alternative, dando il via libera immediato al deployment.
La ragione di tanta sicurezza? I report di Epson spiegano che, in un solo pacchetto, la soluzione ha messo a tacere il bisogno critico di dare in outsourcing la gestione del parco stampanti nella maniera più efficiente possibile, assicurando – tramite un unico fornitore – un servizio di assistenza 7 giorni su 7, con orari allineati a quelli dei negozi, e di manutenzione sul territorio, ma anche prodotti semplici da utilizzare e da mantenere, in grado di stampare senza problemi qualche centinaio di pagine al mese. E ha consentito di provvedere all’approvvigionamento automatico e alla sostituzione semplice dei materiali di consumo, aumentandone sensibilmente la durata. I serbatoi delle EcoTank – per dare un ordine di grandezza – vantano infatti un’autonomia di oltre 4.500 pagine prima della ricarica: un bel vantaggio rispetto alla media di qualche centinaio delle stampanti precedentemente in uso.
Una trasformazione “di valore”
In questo percorso di decision la conoscenza e la percezione del brand Epson hanno certamente avuto un peso notevole in termini di scelta sostenibile, ma determinanti sono stati anche la qualità dei prodotti, la prospettiva di costi operativi particolarmente bassi e, non ultimo, il valore del partner destinato a gestire operativamente il contratto.
Valori ripagati: a trasformazione conclusa, l’azienda ha infatti registrato un maggior controllo dei costi (sino al controllo totale, con costi certi fin dall’inizio) e dell’infrastruttura di stampa. Ha inoltre potuto contare sulla delega totale per assistenza, manutenzione, rifornimento consumabili al partner Epson. Ma benefici tangibili si sono riversati anche sul punto vendita: avvalersi di un dispositivo facile da utilizzare, con autonomia elevata, a colori, ha permesso ai retailer di realizzare molti più tipi di materiali rispetto al passato, senza limitare in alcun modo la libertà di stampare a causa del costo dei consumabili. E dando così nuovo volto a una funzione che, solo qualche tempo prima, era ormai un problema dal peso importante.
