Come si può immaginare la giornata ideale di un Project manager? Ci sono diversi progetti in corso, di ognuno è noto lo stato di avanzamento dei lavori e le scadenze sono condivise con i clienti. I colleghi hanno rivisto, qualora fosse il caso, il piano di progetto considerando imprevisti che sono occorsi nel frattempo (ritardo nella ricezione di materiali, assenza / riallocazione di personale verso altri progetti, modifica delle priorità assegnate al portafoglio degli ordini). Le risorse (uomo e macchina) sono state correttamente pianificate, considerando il loro impegno in ottica multi-progetto in funzione delle priorità assegnate e condivise tra tutti i project manager. Le date attese di fine attività sono in linea con quanto pianificato, ed il consuntivo economico e pianificato non divergono.
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Informazioni chiare e sempre disponibili
I progetti sono formalizzati e strutturati secondo le basilari regole e metodologie del project management: (i) vi è una rappresentazione temporale (GANTT) ed una (ii) vista immediata del rapporto tra capacità e disponibilità delle risorse allocate, grazie ad un grafico di carico delle risorse multi-progetto. L’allocazione delle risorse è quindi funzione della capacità delle stesse e non guidata unicamente dai tempi desiderati e dettati dei clienti. Grazie alla visibilità e condivisione di tutte queste informazioni, disponibili a tutti i project manager ed i responsabili di area, è stato possibile anticipare i problemi che si sarebbero presentati e i colleghi commerciali hanno potuto gestire le eventuali infattibilità e criticità con i clienti, riprogrammando dove possibile le scadenze. Il lavoro in team di progetto assicura la massima condivisione delle informazioni e la task force di project manager garantisce un riporto costante al management aziendale assicurando un impiego delle risorse di progetto più organico ed efficiente; la disponibilità di dati in un unico sistema condiviso e collaborativo elimina quasi del tutto i tempi impiegati per la ricerca di informazioni per l’aggiornamento dei piani di progetto. Tutte le informazioni sono disponibili, con diversi privilegi di lettura, alle persone coinvolte nel processo. Gli obiettivi sono chiari e si hanno a disposizione gli strumenti con cui raggiungerli.
Il riconoscimento dell’importanza del Project management
Se questa giornata appare troppo idilliaca, diverse aziende ci si stanno avvicinando perché i processi di Project Management e Pianificazione, che sono di supporto al core business, sono considerati strategici e sono formalizzati: in primis partendo da una revisione e riorganizzazione di processo e successivamente grazie all’impiego di tool e strumenti appositamente pensati per la gestione di progetti e commesse come GECO . GECO è flessibile, web-based e integrabile con gestionali e sistemi di raccolta ore o di Business Intelligence. Tuttavia, per molte aziende la giornata tipica (e reale) di un Project Manager è distante da quella ideale. Il lavoro dei PM può essere influenzato negativamente da diversi fattori. Per esempio, in azienda non sono chiari ruoli e responsabilità, come obiettivi e risultati o vi è una mancanza o scarsa visibilità degli stessi. Non è di certo un tool che risolve i problemi alla radice. Un punto di partenza è riconoscere la rilevanza che i processi di Project Management e Pianificazione ricoprono in azienda: pur essendo processi di supporto (non legati al flusso primario di attività), essi sono fondamentali per garantire che il business operi secondo i tempi previsti e con le marginalità necessarie. La tendenza di quelle aziende che non valorizzano questi processi è quella di rincorrere gli imprevisti e non gestire il rischio, trovandosi sempre in difetto verso i propri clienti, siano essi interni oppure no.
Stabilire le priorità condivise
Se invece questi processi sono centrali, ma ancora non operano al meglio, si deve pensare una loro revisione e riorganizzazione. Il punto di partenza potrebbe essere associare una priorità di esecuzione a ogni commessa e condividerla. Si può ad esempio considerare l’impatto economico, la rilevanza del cliente, l’attinenza alla strategia aziendale, o sfruttare altri parametri e driver. Con le priorità condivise, i Project Manager possono prendere in carico i singoli progetti e formalizzarli: elaborare il piano di progetto (WBS) e definire le fasi e le attività in termini di quantità di lavoro richiesto (es. giorni/uomo), le risorse necessarie e la durata (GANTT).
Le 3 leve a disposizione
Se queste informazioni sono già disponibili, allora è necessario porre l’attenzione sulla fase di monitoraggio continuo del lavoro svolto, dei risultati ottenuti e dello sforzo erogato per raggiungerli. L’analisi degli scostamenti tra quanto pianificato e quanto rendicontato è fondamentale per tenere il timone dei progetti e non lasciarli andare alla deriva.
Se anche queste attività sono svolte secondo procedure formalizzate e snelle, e i processi di Pianificazione e Project Management sono realmente di supporto al core business dell’azienda, allora potrebbe essere necessario implementare un applicativo integrato con i sistemi informativi aziendali, in grado di aggregare le informazioni e supportare le figure coinvolte nell’abbandonare i fogli di calcolo, molto poco efficaci per processi collaborativi di questa natura.
Perché la giornata ideale di un project manager diventi anche la vostra, è necessario porre l’attenzione su tre leve: organizzazione, processi e strumenti informatici. Agire solo su una di queste leve è limitante e rischioso, considerarle in modo combinato genera invece i benefici massimi.
