Nell’articolo Le 4 regole per la gestione dei progetti nelle aziende manifatturiere abbiamo fornito alcune indicazioni e linee guida generali per una gestione dei progetti efficace ed efficiente.
Oggi affrontiamo il caso di un’azienda che opera nel settore machinery.
Anche il settore machinery, come molti altri, ha subìto negli ultimi anni una progressiva traslazione verso una produzione sempre più legata a commesse singole non ripetitive, allontanandosi dalla più tradizionale produzione di serie. Infatti, le nicchie di mercato sono diventate importanti e il cliente è diventato sempre più esigente, sia per le specifiche di prodotto che per requisiti di consegna. Questa evoluzione ha portato molte aziende a produrre per piccola serie in modalità one kind of production. Per questi motivi, anche in queste aziende, la gestione per progetti è diventata sempre più rilevante e necessaria per poter garantire il rispetto dei tempi di consegna, rispetto del budget e delle marginalità attese.
La gestione per progetti è tipica delle aziende Engineer-To-Order, nelle quali le attività si sviluppano per commessa, dall’ordine alla consegna. In questo caso, è più corretto parlare di gestione per commessa singola, invece che di gestione per progetti. Ogni ordine cliente diventa una commessa che richiede delle specificità tali da rendere il prodotto unico: la progettazione di dettaglio, l’acquisto e la produzione avvengono solo ad ordine acquisito. Vi sono diverse attività che concorrono al soddisfacimento delle esigenze del cliente e che devono essere coordinate, sia all’interno della singola commessa che in ottica multi-commessa.
Parlando specificamente della singola commessa, le criticità sono principalmente legate al coinvolgimento e coordinamento di diverse funzioni aziendali e ai vincoli che posso nascere tra i diversi team, ad esempio:
• Se l’ufficio tecnico ritarda la consegna delle specifiche tecniche dei materiali, l’ufficio acquisti non potrà procedere con gli ordini
• Se i materiali non arrivano nei tempi previsti, la produzione sarà bloccata
• Qualora il collaudo fallisse, non sarà possibile consegnare
• Se il cliente non ha terminato le fondamenta per l’installazione, non si potrà consegnare
Restando nel perimento della singola commessa, deve essere sempre possibile rispondere accuratamente a domande come:
• Qual è lo stato di avanzamento delle attività? E, qual è il ramo critico?
• Qual è il carico delle risorse in un determinato periodo? Sono sufficienti per portare a termine la commessa nei tempi previsti?
• Si sta rispettando il budget a preventivo?
Tuttavia, la singola commessa fa parte di un portfolio di commesse che influenza l’andamento, la priorità, l’efficacia, l’efficienza delle attività aziendali. Un settore tipicamente multi-progetto, o multi-commessa che dir si voglia, è proprio quello machinery. Le risorse non sono specificatamente dedicate a una singola commessa, ma ogni risorsa può essere coinvolta in parallelo su molteplici commesse, con attività anche molto diverse tra esse (in termini sia di impegno, che di durata).
Grazie a GECO, l’allocazione delle risorse in ottica multi-commessa diventa una funzionalità intuitiva e supportata agevolmente. Infatti, il responsabile della pianificazione conosce sempre il carico della risorsa (sia uomo che macchina) e su quali attività è stata già coinvolta. Tramite questa unica funzionalità, all’interno di una unica schermata (vedi Figura 1) e di un cruscotto, il pianificatore può modificare i dettagli dell’attività, la durata e visualizzare quali risorse sono disponibili per essere assegnate. L’assegnazione delle risorse è rigorosamente manuale proprio per rispondere al meglio alle aziende che lavorano su commessa. Ad esempio, l’attività di Progettazione meccanica può cambiare da commessa a commessa, in termini di durata e persone coinvolte a seconda della complessità, della priorità assegnata alla commessa, delle competenze delle risorse, dell’esistenza di progetti simili, e altro. È necessario dotare il pianificatore di uno strumento immediato che gli consenta di far tesoro della sua esperienza e programmare la durata dell’attività in base alle effettive risorse che possono essere coinvolte e la complessità richiesta.
(Figura 1)
Un utilizzatore di GECO è Meccanica Pi.Erre, piccola-media impresa italiana situata nel bresciano. L’azienda si occupa della progettazione e della produzione di attrezzature meccaniche finalizzate alla tranciatura e finitura di colati e pressocolati di alluminio e magnesio.
Per la tipologia di prodotti, l’azienda opera esclusivamente attraverso una produzione su commessa singola. Il processo di realizzazione delle proprie attrezzature, che va dallo sviluppo e progettazione fino alla fabbricazione con collaudo nonché l’acquisto delle principali materie prime e dei componenti di commercio, si attiva all’ordine del cliente e richiede spesso ricircoli di informazioni e flussi informativi molto articolati e complessi (Figura 2) che vanno accuratamente coordinati.
Figura 2
GECO, oltre a sostituire tutti i cruscotti e tabelle Excel e MS Project, viene usato per la pianificazione che è grafica multi-commessa, facile e accessibile anche ad utenti non necessariamente formati. Ne abbiamo parlato qui. Uno dei principali benefici abilitati da GECO è la possibilità di ritrovare in una unica soluzione tutte le informazioni utili a pianificare e monitorare l’avanzamento delle commesse, senza dover coinvolgere alla bisogna tutti i responsabili delle singole aree coinvolte (ufficio tecnico, acquisti, produzione, …). GECO è nativamente un aggregatore di dati, inerenti alla disponibilità e capacità delle risorse coinvolte per ogni singola commessa e allo stato di avanzamento delle attività. La possibilità di visualizzare in un sistema integrato questi dati garantisce ai project manager e responsabili della pianificazione di sapere in ogni istante il consumo delle risorse rispetto all’avanzamento dichiarato, potendo quindi conoscere e rilevare eventuali ritardi e disallineamenti del budget previsto, senza dover forzatamente coinvolgere tutti i responsabili delle aree e reparti aziendali.
“Inizia a pianificare le tue commesse con una soluzione dedicata, nativamente integrata e completamente integrabile”
