La business continuity, o continuità operativa, è la capacità di un’organizzazione di proseguire le proprie attività anche in caso di un evento inatteso e improvviso o di un’emergenza.
Questo termine, spesso associato con quello di “resilienza”, rappresenta un tema che è sempre stato centrale per la competitività delle aziende, ma su cui si è posta ancora più attenzione con lo scoppio della crisi pandemica.
La pandemia, infatti, è stata l’occasione per tante aziende per capire l’importanza di avere un piano in grado di assicurare la business continuity anche di fronte ad eventi impossibili da prevedere.
Si tratta di un obiettivo non semplice da raggiungere, in quanto abbraccia diversi ambiti aziendali: dalle tecnologie adottate alla scelta dei fornitori, fino all’organizzazione e alla gestione delle risorse umane. Proprio questa trasversalità rende l’elaborazione di strategie di business continuity un’operazione complessa quanto essenziale alla competitività dell’impresa.
Indice degli argomenti
Business continuity nella gestione industriale: evitare interruzioni
La business continuity nella gestione industriale è un processo essenziale per evitare interruzioni nelle attività aziendali. Questo implica l’identificazione dei potenziali rischi e delle minacce che potrebbero influire sulla produzione e l’implementazione di misure preventive.
Ci sono diversi rischi che possono incidere sulla business continuity di un’azienda, tra cui:
- disastri naturali come terremoti, alluvioni, incendi o tempeste che possono causare danni fisici alle strutture aziendali e interruzioni delle operazioni. Con l’intensificarsi degli eventi climatici estremi, è sempre più importante per le aziende esaminare a quali tipi di rischi naturali sono esposte
- guasti tecnici, quindi malfunzionamenti dei sistemi informatici, interruzioni di rete, guasti delle attrezzature o dei macchinari
- attacchi informatici come malware, ransomware o hacking, che possono compromettere la sicurezza dei dati aziendali e interrompere le operazioni
- problemi di fornitura o interruzioni nella catena di approvvigionamento, come la mancanza di materie prime o ritardi nella consegna, ma anche il fallimento di un fornitore
- crisi finanziarie e le conseguenti difficoltà economiche, come mancanza di liquidità o problemi finanziari, che possono mettere a rischio la continuità operativa dell’azienda
- eventi politici o sociali tra cui cambiamenti politici, instabilità sociale o scioperi che possono influenzare le operazioni aziendali e causare interruzioni
È importante che le aziende identifichino e valutino i rischi specifici per la propria attività e mettano in atto misure preventive e piani di emergenza per mitigarli e garantire la continuità operativa.
Pianificazione di emergenza: come prepararsi a situazioni critiche
Una volta individuati i rischi, bisogna mettere a punto piani e procedure dettagliate per affrontare tali situazioni, definendo chiaramente i ruoli e le responsabilità del personale coinvolto.
La creazione di sistemi di comunicazione di emergenza, la definizione di procedure di backup dei dati e dei sistemi critici, nonché la formazione del personale sono elementi chiave nella pianificazione di emergenza. Inoltre, è essenziale condurre regolari esercitazioni e simulazioni per testare l’efficacia dei piani e identificare eventuali aree di miglioramento.
La pianificazione di emergenza non solo permette di minimizzare gli impatti negativi di situazioni critiche, ma può anche salvaguardare la reputazione dell’azienda, proteggere i clienti e garantire la continuità delle attività.
Altro aspetto da tenere in considerazione nell’elaborazione di un piano di emergenza riguarda le strategie di disaster recovery, concetto che spesso viene confuso con quello di business continuity, ma da cui è in realtà molto distinto. La strategia di disaster recovery si concentra esclusivamente sulla sicurezza informatica e sul ripristino di sistemi, dati e infrastrutture necessari per garantire la continuità aziendale.
Questo processo richiede l’implementazione di misure tecniche e procedure organizzative che sono solitamente documentate in un piano dedicato. La business continuity è invece un tema più ampio e più complesso, che include anche procedure di disaster recovery.
Resilienza nel settore industriale: affrontare e superare le crisi aziendali
La continuità operativa quindi copre un ambito molto più ampio, coinvolgendo persone, siti, linee produttive, risorse e fornitori che devono essere gestiti in situazioni di crisi o emergenza. Nel contesto di un piano di business continuity, gli aspetti legati al disaster recovery rappresentano solo uno dei molteplici aspetti da trattare.
Sono tanti, infatti, i fattori da tenere in considerazione, dalle azioni da implementare per assicurare l’accesso ad asset critici anche durante un evento improvviso a quelle necessarie a mantenere la capacità di funzionamento durante un’interruzione o un blocco programmato, quale potrebbe essere ad esempio una manutenzione ordinaria.
La resilienza, tema da sempre importante alle aziende, è stata portata ancora maggiormente alla ribalta dagli eventi che hanno alterato gli equilibri di mercato negli ultimi anni e che hanno generati un’interruzione, di durata variabile, delle catene di fornitura. Questi eventi critici (dal blocco del canale di Suez alla pandemia, alla guerra in Ucraina, ma anche gli eventi meteorologici estremi degli ultimi anni), hanno evidenziato quanto sia ormai indispensabile per le aziende valutare la propria esposizione a situazioni critiche ed elaborare piani di risposta rapida.
Come affrontare questa complessità? In primo luogo, è necessario un approccio strategico e non meramente reattivo, di cui le tecnologie sono una componente importante, seppur non l’unica.
La pandemia, ad esempio, ha mostrato come le aziende abbiano puntato proprio sulle tecnologie digitali per abilitare la business continuity introducendo, spesso per la prima volta, tecnologie in grado di abilitare alcune operazioni anche da remoto. L’analisi realizzata dall’Istat proprio su questo tema ha permesso di classificare le risposte delle aziende in tre categorie:
- sofferenza reattiva. Le imprese che hanno adottato questo approccio hanno prima subito effetti immediati della pandemia, adottando strategie prima difensive (riorganizzato le catene di fornitura e diminuito l’occupazione), poi espansive (innovazioni, attivazione di relazioni produttive, ricerca di modelli di tipo Industria 4.0 e formazione del personale)
- resistenza statica. Queste imprese hanno adottato comportamenti di natura conservativa e difensiva, fortemente inerziali rispetto al business di riferimento e non hanno elaborato specifiche strategie di contrasto agli effetti della pandemia
- resilienza di successo, con un’accelerazione delle strategie espansive già presenti nel periodo pre-crisi (tecnologie 4.0, riorganizzazione dei processi, innovazione, investimento in capitale umano)
Il ruolo dell’IT nella business continuity industriale
L’infrastruttura IT delle aziende e le soluzioni implementate ricoprono una particolare importanza nell’ambito della business continuity industriale. L’aumento degli attacchi informatici a danno delle aziende manifatturiere sottolinea infatti che hacker e criminali informatici hanno già spostato l’attenzione sull’industria.
Pertanto, le aziende devono approcciarsi al tema della sicurezza informatica implementandola “by design” nelle infrastrutture per garantire sicurezza, protezione e resilienza in caso di attacco. Devono, inoltre, adottare strategie e soluzioni che consentano l’accesso a dati e sistemi strategici anche a seguito di una violazione, nonché migliorare le proprie strategie di protezione e risposta. Molti di questi aspetti sono ad oggi facilitati dalle tecnologie digitali, che tuttavia sono utili qualora sia presente in azienda una strategia di cyber security.
Molto spesso è infatti l’azienda stessa, involontariamente, ad aprire la porta ai criminali informatici, attraverso comportamenti scorretti, come il mancato aggiramento delle password o dei sistemi installati sui dispositivi. Se una strategia interna di cyber security, nonché la formazione necessaria, sono il punto di partenza, vediamo ora qual è il contribuito dell’IT e delle tecnologie innovative alla business continuity.
Business continuity e tecnologie innovative
La ricerca dell’Istat sopra menzionata ha evidenziato che le aziende che hanno adottato strategie di investimento in risposta alla pandemia hanno saputo affrontare meglio le criticità che essa ha generato.
Le tecnologie innovative, infatti, contribuiscono alla business continuity in diversi ambiti. Un aspetto chiave riguarda la possibilità di implementare soluzioni di backup e ripristino dei dati avanzate. Le aziende possono utilizzare tecnologie come il cloud computing, il backup remoto o la replica dei dati per garantire la disponibilità continua delle informazioni critiche. Queste soluzioni consentono di ripristinare rapidamente i dati in caso di perdita o danneggiamento, riducendo al minimo l’impatto sulle operazioni aziendali.
Antro contributo alla business continuity aziendale deriva dalla possibilità di adottare soluzioni di resilienza IT, come ad esempio l’implementazione di infrastrutture ridondanti o sistemi di failover automatici. Queste soluzioni assicurano che le operazioni aziendali possano continuare senza interruzioni anche in caso di guasti hardware o problemi di rete. Inoltre, l’adozione di tecnologie come la virtualizzazione o la containerizzazione consente alle aziende di ridurre i tempi di ripristino delle applicazioni e dei servizi, facilitando il ripristino delle operazioni in modo rapido ed efficiente.
Le tecnologie innovative nella business continuity includono anche strumenti di monitoraggio e gestione degli incidenti in tempo reale, che consentono alle aziende di rilevare e rispondere rapidamente a eventi di crisi, fornendo informazioni tempestive sullo stato delle operazioni e attivando procedure di emergenza. Questi strumenti di monitoraggio possono essere integrati con sistemi di allerta precoce, che segnalano in modo proattivo eventuali anomalie o situazioni di rischio imminente.
Un recente studio di IBM ha evidenziato il ruolo dell’intelligenza artificiale nel rilevamento precoce di violazioni ai sistemi cyber delle aziende. Dall’indagine è infatti risultato che le organizzazioni che hanno adottano adeguate misure di sicurezza, soluzioni di intelligenza artificiale e automazione, hanno impiegato in media 108 giorni in meno per rilevare un attacco rispetto a quelle che non hanno fatto gli stessi investimenti, oltre ad aver registrato un significativo risparmio economico.
Infine, le tecnologie innovative consentono alle aziende di implementare soluzioni di telelavoro e lavorare in remoto durante eventi di crisi, esattamente come successo durante la pandemia. Le piattaforme di comunicazione e collaborazione online, come le videoconferenze o gli strumenti di gestione del lavoro a distanza, consentono al personale di continuare a lavorare e collaborare anche da luoghi diversi, garantendo la continuità delle operazioni aziendali.
Business continuity e gestione delle forniture
Altro aspetto cruciale da affrontare in un piano di continuità operativa riguarda la gestione delle forniture, in quanto un’interruzione improvvisa può causare un rallentamento, e in alcuni casi perfino un blocco, della produzione aziendale. Si tratta di eventualità tanto gravi quanto possibili, come dimostrato dagli avvenimenti degli ultimi anni. Un recente rapporto di Capgemini ha infatti evidenziato che negli ultimi tre anni ben tre quarti delle organizzazioni hanno dovuto affrontare interruzioni delle proprie supply chain.
Cosa fare per ridurre questi rischi? In seguito alla pandemia e al mutamento degli equilibri internazionali, molte aziende hanno avviato un processo di riorganizzazione delle catene di fornitura, optando per strategie di nearshoring (il ricollocamento delle attività e servizi aziendali in un Paese limitrofo a quello in cui ha sede l’azienda), friendshoring (ricollocamento in Paesi che sono alleati geopolitici) o di decoupling della produzione.
Il decoupling, o disaccoppiamento della produzione, si riferisce alla pratica di separare le diverse fasi del processo produttivo, consentendo una maggiore flessibilità e adattabilità nella gestione delle forniture e nella produzione stessa. Nel contesto della produzione tradizionale, le fasi del processo produttivo sono spesso strettamente collegate, con una dipendenza sequenziale tra di loro. Ad esempio, una fase di produzione potrebbe dipendere dalla disponibilità di materie prime o componenti provenienti da una fase precedente.
Il decoupling della produzione rompe questa dipendenza sequenziale, consentendo alle diverse fasi del processo produttivo di funzionare in modo più indipendente attraverso l’uso di magazzini intermedi, dove vengono immagazzinate le materie prime, i semilavorati o i prodotti finiti, in modo da creare una certa autonomia e ridurre la dipendenza diretta tra le fasi.
Ciò significa che le diverse fasi del processo produttivo possono funzionare in modo più flessibile e adattarsi meglio alle variazioni della domanda o ai cambiamenti nelle forniture. Ad esempio, se una fase del processo produttivo subisce un ritardo o un’interruzione, le altre fasi possono continuare a lavorare utilizzando le scorte disponibili nel magazzino intermedio. Questo riduce il rischio di interruzioni dell’intero processo produttivo e consente una migliore gestione delle situazioni di emergenza o dei cambiamenti imprevisti.
Il decoupling della produzione può essere realizzato anche attraverso l’utilizzo di tecnologie, come la produzione modulare o la produzione su richiesta. Queste approcci consentono di ridurre la dipendenza dalla produzione di grandi lotti o dalla produzione centralizzata, favorendo invece una produzione più flessibile, scalabile e personalizzata in base alle esigenze dei clienti.
La valutazione del rischio di fornitura per assicurare la continuità operativa
Queste strategie sono spesso prerogativa delle grandi aziende, mentre per le realtà più piccole la riorganizzazione della supply chain secondo queste logiche può essere più complessa. Va inoltre ricordato che anche nella riorganizzazione della catena di fornitura secondo una delle strategie sopra menzionate l’analisi dei rischi di fornitura non può comunque essere ignorata.
Per rischio di fornitura si intende la possibilità di interruzione della fornitura da parte di un fornitore e si ottiene dal prodotto tra la magnitudo del danno che l’interruzione avrebbe per l’azienda e la probabilità di accadimento. Per definirlo correttamente, pertanto, occorre realizzare un’analisi completa – e basata su dati affidabili – di tutti i fattori di rischio che potrebbero minare la solidità del fornitore.
I criteri ESG, ad esempio, sono una valida indicazione della solidità di un fornitore in quanto consentono di valutare l’esposizione del fornitore a rischi di carattere ambientale, ma anche economico e di governance. Oggi è possibile affidare questa valutazione a soluzioni digitali, che consentono anche di monitorare in tempo reale la solidità dei fornitori e di avvisare l’azienda quando si verifica un evento che potrebbe comprometterla.
Business continuity e gestione delle risorse umane
Gli aspetti finora presi in esame e che riguardano i fattori necessari alla business continuity non possono prescindere dal coinvolgimento delle risorse umane dell’azienda. Queste, da un lato, devono essere a conoscenza delle procedure da implementare in situazioni di emergenza e, dall’altro, sono attivamente coinvolte nella prevenzione dell’esposizione ai fattori di rischio, nonché nel loro monitoraggio.
In queste azioni sono, come abbiamo visto, sempre più supportati dalle tecnologie digitali. In questo scenario diventa quindi ancora più indispensabile che le risorse interne dispongano delle conoscenze adeguate in ambito di procedure aziendali (ad esempio quelle legate alla cyber security) e delle capacità necessarie al corretto utilizzo delle tecnologie impiegate non solo nel monitoraggio e nella riduzione dei fattori di rischio, ma anche per quegli strumenti che consentono di continuare l’operatività anche da remoto.
Business Continuity come vantaggio competitivo
Negli ultimi anni, il concetto di business continuity ha assunto un ruolo sempre più centrale nelle strategie aziendali, trasformandosi da una semplice necessità di gestire le emergenze in un vero e proprio vantaggio competitivo. Le aziende che sanno garantire la continuità delle loro operazioni, anche in situazioni di crisi, sono in grado di mantenere la fiducia dei clienti, preservare la reputazione e minimizzare gli impatti negativi sulle loro attività.
La capacità di reagire rapidamente ed efficacemente di fronte a eventi imprevisti, come disastri naturali, interruzioni di fornitura o attacchi informatici, permette alle aziende di distinguersi dalla concorrenza e di dimostrare la loro affidabilità. Inoltre, la business continuity consente alle aziende di essere pronte ad affrontare le sfide del mercato, adattandosi alle nuove tecnologie e ai cambiamenti normativi, e di rispondere alle esigenze dei clienti in modo tempestivo ed efficiente.
In un contesto sempre più competitivo, la capacità di garantire la continuità delle operazioni diventa dunque un elemento chiave per il successo e la sopravvivenza delle imprese.
