Analizzare l‘impatto dello smart working sulle aziende e sui lavoratori e proporre alcuni spunti per una regolamentazione che esca dall’ottica emergenziale: è questa la finalità del position paper “Il lavoro agile: organizzazione del lavoro e tecnologie, alcuni spunti per una normalità inclusiva”, realizzato da Anitec-Assinform, l’Associazione di Confindustria che raggruppa le principali aziende dell’ICT.
Il documento è stato realizzato dal Tavolo di Lavoro “Smart Working” all’interno del gruppo di lavoro “Skills per la Crescita di Impresa” dell’Associazione che, attraverso un monitoraggio sulla diffusione dello Smart Working in Italia, analizza lo stato dell’arte della normativa e le sue possibili evoluzioni.
Il position paper offre una visione d’insieme sull’esperienza dello smart working “d’emergenza” avviata durante la pandemia e alcuni spunti su temi e politiche da affrontare per rendere il futuro dell’organizzazione del lavoro più inclusivo.
Più nel dettaglio, vengono trattati i temi relativi alla regolazione “d’emergenza” del lavoro agile resa necessaria dalla crisi sanitaria, al ricorso da parte delle aziende allo smart working e all’impatto che lo strumento ha avuto sulla popolazione lavoratrice femminile.
Si delinea il quadro normativo in cui è inserita la materia del lavoro agile e l’impatto che i decreti emergenziali hanno avuto su di esso. Il position paper offre, inoltre, una ricognizione degli ultimi sviluppi normativi sul tema, ponendo l’accento sulle sfide poste dalla transizione ad una nuova regolazione “ordinaria” del lavoro agile.
Indice degli argomenti
Il ricorso al lavoro agile durante la pandemia
I dati dell’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano mostrano come durante la fase più acuta dell’emergenza lo smart working abbia coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019.
Ulteriori studi pubblicati dalla Banca d’Italia hanno evidenziato come la percentuale di imprese – con almeno venti dipendenti – che hanno fatto ricorso al lavoro agile è passata tra il 2019 e il 2020 dal 28,7 all’82,3%. In generale, più di tre quarti delle imprese che dichiaravano di non aver fatto lavorare i propri addetti da remoto nel 2019 lo ha fatto nel 2020.
A parità di settore produttivo, le imprese che hanno fatto maggior ricorso allo smart working sono state quelle caratterizzate da manager più giovani, maggiore digitalizzazione e salari più alti.
Lo smart working ha permesso alle aziende di continuare ad essere operative, anche in quei settori dove tradizionalmente si registrava una resistenza al lavoro da remoto. Questo ha comportato un minore ricorso alla cassa integrazione e ha permesso a molte aziende di reagire e adattarsi alla crisi.
Tuttavia, non sono mancate le criticità, che hanno riguardato la carenza delle infrastrutture di rete, allo scarso livello di alfabetizzazione digitale di alcuni lavoratori e la notevole rilevanza dei costi portati con sé dai cambiamenti organizzativi e manageriali imposti dal passaggio al lavoro da remoto.
Per quanto riguarda la regolamentazione dello smart working, in Italia era già stato regolato dalla legge n.81 del 2017. La gravità del contesto emergenziale ha fatto sì che si introducessero deroghe per facilitarne l’implementazione. Inoltre, a causa dell’emergenza è venuta meno una delle caratteristiche del lavoro agile, ovvero la possibilità di poter lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi fascia oraria, secondo le esigenze del lavoratore.
A causa delle restrizioni imposte dalla pandemia, infatti, l’adozione dello smart working da parte delle aziende ha visto i dipendenti lavorare con gli stessi orari e principalmente da casa. Un aspetto che se da un lato ha contribuito a ridurre le
occasioni di contagio, ha avuto anche impatti negativi sulle lavoratrici e sull’inclusione delle persone con disabilità.
L’impatto dello smart working sulle aziende dell’ICT
Nel position paper, inoltre, sono riportate le conclusioni dell’indagine realizzata da Anitec-Assinform sulle pratiche adottate dalle aziende dell’ICT in merito allo smart working. Queste sono state orientate a:
- assicurare continuità di servizio nel rispetto degli obiettivi di sicurezza, privacy e ownership
- garantire trasparenza sia verso il personale sia verso i clienti/fornitori su cosa si metteva in opera
- mantenere il principio di condivisione di esperienze e socializzazione ottenibile da un ambiente comune di lavoro
- operare il cambiamento sfruttando l’opportunità di ripensare le modalità di lavoro, anche facendo leva su esperienze pregresse
- fornire un quadro di riferimento che potesse essere adattato alle differenti, specifiche esigenze demandandone l’applicazione alle singole realtà aziendali, pur assicurando una gestione e visibilità centralizzata
Da questa indagine qualitativa è emerso che, complessivamente, i risultati di questo “esperimento di massa” relativo allo smart working sono stati positivi, anche alla luce del fatto che la maggior parte delle aziende aveva preso già prima del lockdown le misure necessarie per implementare lo smart working,
Tuttavia, le risposte fornite dalle aziende che hanno partecipato all’indagine sottolineano che le interazioni tra aziende e clienti sono state condizionate dalle modalità adottate da entrambi e spesso rese più difficoltose proprio dall’assenza di una normativa adeguata.
Per le aziende, il primo passo è stato quello di fornire la giusta informazione ai colleghi. Da sottolineare che, per alcune aziende, si è trattata della prima occasione di applicazione dello smart working.
In un secondo step, le aziende hanno definito i processi attuativi e chiarito gli strumenti di supporto necessari allo smart working. In questo ambito, non sono mancati casi interessanti, come la creazione di una procedura semiautomatica a supporto dell’amministrazione del personale centrale nella messa in atto del processo di comunicazione formale agli enti ed invio della messa in smart working alle persone interessate.
Inoltre, un’interessante soluzione adottata in azienda è stata la creazione di un repository virtuale in cui memorizzare tutta la documentazione necessaria a dare risposte ad un’eventuale ispezione.
Nella quasi totalità dei casi, le aziende hanno predisposto un accordo che garantisce il lavoro agile al 75% dove venivano fornite indicazioni per l’uso corretto degli strumenti aziendali, sicurezza sul lavoro e riservatezza e privacy.
La pandemia ha portato le aziende anche a rivedere la riorganizzazione degli spazi lavorativi. Dall’indagine è infatti emerso che per i dipendenti che in parte si recano in ufficio alcune aziende si sono /si stanno organizzando con desk sharing.
Per quanto riguarda gli investimenti che si sono resi necessari per supportare lo smart working, la maggior parte delle aziende ha investito fornendo pc portatili ai propri dipendenti, ampliando la rete VPN e la connessione (banda larga, VPN), formando i dipendenti in particolare sulle piattaforme condivise.
Inoltre, le le aziende hanno investito in formazione sia per i manager sia per i dipendenti. Per i manager/responsabili e coordinatori, le iniziative formative sono state focalizzate sul potenziamento delle soft skill e sulla cultura manageriale.
Per i dipendenti, invece, gli interventi sono stati finalizzati a semplificare l’accesso a un nuovo modo di lavorare, a interagire, a collaborare ma anche a nuove regole. Durante la formazione, particolare attenzione (iniziative specifiche) è stata rivolta verso le persone fragili.
Per quanto concerne i benefit aziendali, la maggior parte delle aziende ha mantenuto le stesse condizioni/benefit
(buoni pasto compresi).
Nonostante il giudizio complessivamente positivo, non sono mancate le criticità collegate soprattutto all’impatto psicologico sui lavoratori, dovuto alla perdita delle relazioni interpersonali e dei momenti di contatto con i colleghi a cui erano abituati, ma anche alla situazione di lavoro da casa, che per molti lavoratori è stata complicata per mancanza di spazi adeguati o per la condivisione forzata degli stessi con altri membri del nucleo famigliare.
Inoltre, a livello organizzativo, il lavoro da remoto ha richiesto alle aziende un grande sforzo iniziale e capacità di adattamento. Infine, tra le criticità emerse, il position paper ha voluto analizzare nel dettaglio due aspetti: quello della cyber sicurezza e dell’impatto del lavoro da remoto sull’inclusione.
Cyber sicurezza e inclusione, c’è ancora molto da fare
Tra le criticità emerse vi è un’attenzione, ancora non adeguata, verso il tema della sicurezza informatica, a fronte di una rapida crescita dei reati in rete.
Tuttavia, le aziende che hanno partecipato all’indagine hanno in generale reagito molto positivamente a questa sfida, concentrandosi soprattutto sul “fattore umano”, ossia sull’educazione dei dipendenti a buone pratiche di utilizzo delle tecnologie digitali.
Sul tema dell’inclusività sociale, il lavoro da remoto rappresenta sia una grande opportunità che una sfida. Lo si è visto, ad esempio, analizzando la reazione delle lavoratrici allo smart working. Uno studio della Banca d’Italia ha mostrato come, a parità di condizioni lavorative, le donne sono state più propense degli uomini ad avvalersi del lavoro agile.
Questo perché lo smart working può essere un alleato per favorire l’occupazione femminile, permettendo un giusto bilanciamento tra vita-privata e lavoro. Tuttavia, su questo c’è ancora tanto da fare, come sottolinea il position paper.
Le donne, infatti, sono anche quelle che hanno registrato un tasso di soddisfazione inferiore verso lo smart working, fattore che può essere attribuito a una distribuzione ineguale del carico di lavoro domestico all’interno del nucleo familiare.
Per rispondere a queste difficoltà, si sottolinea nel position paper, è necessario adottare policy mirate, come strumenti di agevolazione all’accesso di asili nido o servizi di babysitting, così come politiche aziendali di congedo familiare più bilanciate.
Lo smart working può essere un alleato anche per aumentare il coinvolgimento nel lavoro delle persone con disabilità. In questo ambito, i policymaker dovrebbero sostenere le aziende nell’individuazione delle mansioni che possono essere affidate a lavoratori con disabilità e nell’organizzazione dello smart working stesso, soprattutto per quanto riguarda l’equipaggiamento e gli spazi necessari per i lavoratori.
Le proposte per imprese e lavoratori
Il position paper propone tre tipologie di intervento, incentrate su imprese, lavoratori, infrastrutture e cybersecurity. Per le imprese, si rendono necessari incentivi che sostengano l’acquisto di tecnologia (hardware e software), l’accesso alla connessione, l’acquisto di arredi ergonomici e la compensazione dei costi per utenze domestiche, eventualmente rivedendo la misura introdotta dalla Legge Bilancio 2021.
Inoltre, per far sì che lo smart working funzioni al meglio come fenomeno di massa non si può prescindere dall’avere una forza lavoro opportunamente formata. Non bisogna dimenticare anche l’importanza dell’adattamento dei processi aziendali. In quest’ultimo frangente si potrebbero introdurre incentivi premiali per le best practices di riorganizzazione aziendale relative al lavoro agile.
Per quanto riguarda i lavoratori, Anitec-Assinform propone strumenti di supporto alle famiglie ove uno o più componenti del nucleo famigliare sono impiegati in smart working, oltre a incentivi rivolti a promuovere la partecipazione della forza lavoro femminile.
Per quanto riguarda i punti relativi a cyber security e infrastrutture, occorre investire e garantire l’accesso a infrastrutture digitali chiave affidabili e sicure, in particolare il 5G.
A questi investimenti devono accompagnarsi strumenti che forniscano strumenti e servizi aggiornati alle imprese (in particolare le PMI), tra cui la formazione delle competenze per proteggersi dalle minacce informatiche.
“Attraverso il Position Paper Anitec-Assinform intende stimolare i policy makers sulle debolezze e le criticità del lavoro e, in questo senso, nel documento abbiamo indicato alcune direttrici di intervento che potrebbero migliorare la transizione dal lavoro agile d’emergenza sperimentato durante la pandemia al lavoro agile del futuro prossimo, già battezzato come new normal delle relazioni di lavoro”, commenta Marco Gay, Presidente di Anitec-Assinform.
“Pertanto, ci sembra prioritaria un’azione triplice che abbia come scopo lo stimolo dell’ammodernamento dei mezzi e delle dotazioni aziendali, il miglioramento del capitale umano attraverso la formazione del personale, una maggiore attenzione alle esigenze di bilanciamento vita-lavoro”, aggiunge.
